【當我們硬塞在家】還在用 LINE?遠端工作企業通訊軟體挑選指南

公司沒有通訊軟體、還在用 LINE不是愚人節的玩笑話, 而是真實發生在許多公司的,本篇整理企業通訊軟體,讓更多人在疫情實現遠距工作!
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Shutterstock/達志影像
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疫情期間因遠端工作需求讓企業通訊軟體用戶激增。根據報導,Slack 用戶成長至 1250 萬,頭號勁敵微軟也不遑多讓,旗下 Teams 已達 4400 萬月活躍使用者,甚至還一度讓 Teams 歐洲大當機,隨後將伺服器擴容加大,持續讓全球各區域服務穩定。

也許你會說,企業通訊軟體不是基本配備嗎?那麼你相當幸運,公司可能已經在執行遠端工作。但是事實上,有許多本土公司、傳產等,至今都還沒導入企業溝通軟體,想實施遠端工作降低群聚與通勤接觸風險,卻連基本的遠端溝通都難以執行。

維持遠端工作穩定與良好的溝通品質,通訊軟體是最為重要的一環,如果正在擬定遠距辦公計畫,這篇整理出企業通訊軟體提供參考,邁向遠距工作之路。

Slack 

Slack

自 2014 年 2 月上線,Slack 就受到不少使用者和投資者愛戴,成為有史以來發展最快的 SaaS 公司,推出當天就有超過 8000 家公司註冊,同年 10 月估值就達到 11.2 億美元,成為獨角獸俱樂部之一。Slack 執行長 Butterfield 連續創業成功也成為新創圈傳奇故事,並且成為新創圈最常見的企業通訊軟體,編輯自己從實習的新創團隊到目前 INSIDE 以及全集團,都是使用 Slack。

雖然不像 Microsoft Teams 有強大辦公工具軟體作為後盾,但身為獨立的企業通訊軟體,與第三方的深度整合對使用服務分散的企業用戶來說相當友善,舉例來說,Google Drive、Github、Dropbox、Trello 等第三方服務都可以直接在介面上瀏覽。

在溝通管道上分為群組與個人,可建立專屬的頻道(Channel)和私訊(Direct Messenge),根據團隊需求分組溝通,內建 Code 或 text snippet 功能讓 IT 人員等直接分享程式碼。

Slack 針對團隊工作流程開發出許多實用的功能,包含工作最常用到的「雲端檔案」共享,目前與第三方服務進行串接,像是 Dropbox、 Google Drive ,用戶可以直接將雲端服務檔案連結分享到 Slack 頻道上,讓工作成員共享檔案,分享過的檔案可以顯示於「Shared Files」欄位,如果分享對象沒有文件權限還會發出提醒,機器人也會通知 Google 文件的留言及存取要求。

擔心忘記重要訊息或是共享的內容,可以在團隊頻道中使用 Pinned 釘選,若是單純想為自己查找,也可以按星號保存。

另外,機器人 Slackbot 也是非常實用的小工具,可以自訂提醒功能,也能自己開發特定需求的機器人,就像是工作小助理一樣。

Slack 這個從矽谷崛起的公司,最開始也是為網路新創服務,就算遇上新創普遍多個協作平台同時使用也能流暢運作。概覽其優勢,它能深度整合第三方、介面直覺、設計美觀、搜尋方便、能夠建立訊息串(Trend),不論垂直或橫向溝通都非常便利,額外讓用戶能自訂表情符號、外觀顏色調整,想要專注工作、下班不想被打擾,可以在視窗直接設定勿擾時間。

Slack 根據不同規模的企業使用需求,提供更多付費方案,像是升級付費標準版能支援保存完整歷史訊息、15 位成員小組語音和視訊通話等,免費付費方案如下表:

slack

JENDI 

Photo Credit:JENDI
JENDI 支援中文版介面

跨國新創 Toss Lab 所推出的「JANDI」,過去幾年受到軟銀創投(Softbank Ventures)、心元資本(Cherubic Ventures)以及高通(Qualcomm)等多國創投青睞,企業協作平台的新星,與發源矽谷的 Slack 相比,更以亞洲工作文化為主要設計語言。

除了支援英、日、韓等語言之外,也包含中文介面,整體的 UI 與 UX 的設計更近似於熟悉的聊天軟體,讓行動端的使用經驗近似於 LINE,具有貼圖角色讓工作也能增添樂趣,此外,相較其他通訊工具,JANDI 在搜尋功能上不只關鍵字搜尋,還能以上傳位置、檔案類型等篩選,永久保存,不限時間找到所有檔案。

JANDI 整合第三方服務可以直接收取 Trello、Google 日曆等通知訊息,通訊、投票、檔案管理等基本功能,雖然在整體的設計偏向簡潔上手,但非常注重工作流程,像是代辦事項、專案管理工具、團隊活動管理等功能,都是因應亞洲的工作需求而生。

相較於其他軟體,多樣豐富功能,JANDI 不論在語言還是操作性上都非常適合本土的
中小型企業,以人數與功能等分為三種免費與付費方案如下表:


Microsoft Teams 

說到雲端,如果企業本身使用 Windows 系統,又已經使用 Office 365 服務,Microsoft Teams 能節省成本實現順暢遠距辦公。當然,Teams 主打串接微軟第一方或其他第三方工具,像是雲端空間 Teams 目前串接以自家 OneDrive 為主,另外也可透過 Power Apps 可自訂應用程式,讓工作流程更效率。

針對工作功能,當然對習慣使用 Office 的團隊來說相當便利,Teams 中可以即時存取、共用和編輯 Word 文件、PowerPoint 和 Excel 檔案。

Microsoft Teams

一直積極推出新功能的 Teams 也在去年推出讓企業可自訂行動裝置,例如可針對第一線員工推出行動裝置專屬功能,還有位置分享與智慧型相機,並能記錄和分享音訊訊息,另外,Teams 加入更多 API 整合員工管理系統 ,例如排班、薪資、福利、工時和出勤,讓人資管理也能做結合。

Microsoft Teams

疫情期間公司也面對不同的防疫措施,其中在員工健康管理部分,微軟強調可透過自家 Microsoft Forms 問卷功能,調查員工旅遊史、接觸史,或是否有感冒症狀等,系統會自動將問卷回應彙整成圖表,讓業主直接掌握員工現況。

另外,視訊會議是遠距辦公重要功能,也是近期 Teams 積極開發的部分,能即時錄製影音內容,會議中支援虛擬白板,讓與成員可速記會議重點,殺手級的功能——模糊背景保護隱私也在是近日疫情的熱門話題。

微軟 Teams 雖然有強大的工作應用後盾,但是由於功能豐富,在操作上需要花些時間熟悉,不過在上手後很多吸引人的黑科技,讓工作流程更具專業感。

本週微軟也宣布 Office 365 在 4 月 22 日成為 Microsoft 365。相同價格Microsoft Teams 將提供 Microsoft 365 個人版與家用版的訂閱用戶使用,家用版與商用版詳細的價格方案,可參考官網最新資訊。

Chatwork

Chatwork

來自日本的 Chatwork 於 2011年推出,設計簡潔也偏向東方人的工作場景,在過去有人將此比喻成 LINE 的企業版,比起 Slack 的優勢也是在於支援中文介面,且有中文客服可提供服務。

公司可以透過 Chatwork 進行工作管理、檔案管理、聯絡人管理,其中檔案管理還可以一目瞭然目前佔用容量,即時刪除做好空間管理。

Chatwork  同樣具備工作通訊重要功能,也可 Pin 起重要的聊天記錄、透過關鍵字搜尋訊息、直接交談,或設立專案聊天室,具有交辦人與負責人共同管理工作功能。

它的整體概念就是把訊息轉為工作任務,討論串中出現任何點子或共同討論結果,主管可以把這則訊息直接標註為任務,設定專案負責人與 Deadline,工作任務的訊息都會出現在右方的專案群組待辦清單中,在溝通過程可以隨時提醒任務,不怕因為處於多工模式而漏掉部分工作。

Chatwork 團隊以「雲端會議室」自居,概覽功能設計是個基本配備齊全、標準的企業通訊協作軟體,在免費版中 5GB 容量,聯絡人無上限,提供有限的 14 個群組對談,視訊通話部分也僅支援一對一,想要更多群組與多人視訊、更大 10GB 容量可參考以下付費方案:

LINE Work

Photo Credit:LINE Work

對台灣人來說 LINE 是日常最普遍的通訊軟體,但使用LINE 群組作為工作通訊軟體,有許多員工認為會長期面臨下班後持續受到工作相關打擾,它雖然普及,但用於工作的話,適用性與企業保密需求都不太夠。

不過事實上,在 2017 年時,LINE 針對企業通訊,發表專門給企業員工使用的「 Line Works 」商務溝通服務,由過去同集團的 Works Mobile 所改造而成,在日本原本就有 6800 萬的使用者。

除了原本 LINE 受歡迎的貼圖功能以外,還額外提供了雲端儲存、行事曆和通訊錄等功能,不過可惜的是,這項服務至今還是以日韓為主要服務區域,台灣並無官網,要申請註冊需要透過日韓網站。

由於是 Works Mobile 改造而成,這對於本身使用 Works Mobile 的企業用戶來說的確更加方便,雖然在台灣討論度相對較低,但是比起使用「LINE」作為工作通訊,LINE 旗下至少有這項工具能夠讓使用者切割工作與生活。

該怎麼選?

公司若是為了防疫,緊急採取遠端辦公,認為現在僅是短暫過度期,想以過去習慣的溝通方式 LINE、Email 等通訊並無不可,但是比起基礎的「通訊」和正式的信件,企業通訊協作軟體上實在有太多助於團隊提高效率的功能。當然,在資安防護、資料管理上也需要更加小心謹慎。若能藉由這次疫情開始嘗試使用相關軟體工具,並建立起遠端工作流程,對長期來說也是相當有利的,基本工作需求大同小異,針對公司性質、團隊人數規模與所需空間、工作流程評估最合適的通訊軟體。

公司已有許多第三方軟體,那麼選擇 Slack 可以高度整合多方服務,若是以專案分工為主要型態,可選擇本身自帶專案管理功能的 Chatwork,如果擔心公司員工對新科技上手需要較長時間,考量短期遠距需求可選用直覺、操作上近似於 LINE 的 JANDI。

面對全球抗疫,企業通訊軟體不免在此時也祭出新的功能,服務廣大的需求,像是 Slack 執行長史都華・巴特菲在本週就預告未來將整合微軟 Teams 通話功能,可在 Slack 內和微軟 Teams 用戶通話,Slack 過去已經支援許多 Microsoft 服務,像是 Outlook 和OneDrive,勁敵之間直接合作整合通話,也是前所未見的案例,在疫情期間通訊軟體服務還會有哪些新措舉,也讓人相當期待!

核稿編輯:Mia

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NEC 以專業的生物辨識驗證技術,為人類生活打造更準確又安全的身份識別方式

NEC 具有多重比對臉部檢測法、攝動空間法、適應領域混合比對等先進技術,讓辨識更準確又快速,不但多次奪下美國國家標準暨技術研究院(NIST)評鑑第一名,在一對多的人臉辨識速度上也是業界之首。
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Photo  Credit:NEC 台灣政府公共解決方案事業群群總經理張裕昌
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你有沒有在機場使用過 e-Gate 快速通關系統呢?這種利用生物特徵的辨識技術既方便又安全,早在幾年前就已經是很多政府機關使用的成熟技術,讓我們跟著生物特徵辨識領導廠商 NEC 一起瞭解這種技術的原理吧。

生物辨識面面觀

身份辨識是電腦資安領域中很重要的一環,過去我們常常使用「知識辨識」方式來辨識使用者身份,但是使用輸入密碼的方式可能會被忘記,或是容易被破解的問題。至於「持有物辨識」是某種 USB 加密鑰匙,雖然可以省下記憶密碼的麻煩,但也有機率會不小心遺失。

生物辨識則是利用身體上獨一無二的特徵進行驗證,具備唯一性且不易盜用的先天優勢。其實這也不是很新的技術,早在數千年前人類就開始使用生物辨識,比如我們出門看到隔壁鄰居的臉,就能認出他是老王,這就是生物辨識的概念;但是要教會電腦辨識生物特徵,可就不是這麼簡單的事了。

生物辨識驗證領域全球領導廠商 NEC 從 1970 年代便開始研發指紋辨識、掌紋辨識和人臉辨識等技術。目前除了上述技術之外,NEC 也已開發出虹膜辨識、語音辨識,以及原創的耳道聲波辨識技術,這些獨特且高度準確的生物辨識驗證技術解決方案在全球各地都有實際應用的經驗。

NEC 將這些生物辨識驗證技術以「Bio-IDiom」品牌運用在各式應用中,並且以有效的組合運用這些技術,從而打造出「任何人都能安全無慮地使用數位內容」的世界。

NEC  在生物辨識驗證技術有 50 多年的經驗與龐大的研發團隊,並且具有多項領先技術。/Photo  Credit:NEC

領先業界的人臉辨識技術

以人臉辨識技術為例,它是透過攝影鏡頭補捉人臉的畫面,並透過電腦分析臉部各個特徵點的資訊,來判斷受檢人員是不是與登錄的資料相符。

人臉辨識技術有許多優點,由於人臉是平常人們用來判斷對方身份的方法當中最自然的一種,所以使用者的心理負擔很小,使用過程中也無需動手操作,而且一般攝影機就可辨識,讓建置更快速且低成本。此外它還具備有效防止弊端的特色,例如辨識的時候系統能夠留儲「臉部影像記錄」,讓管理者可以目視確認是否相符。

NEC 具有多重比對臉部檢測法、攝動空間法、適應領域混合比對等先進技術,讓辨識更準確又快速,也能在人臉被遮蔽或影像不清楚的情況下正確辨識,不但多次奪下美國國家標準暨技術研究院(NIST)評鑑第一名,在大規模一對多的人臉辨識準確度上也是業界之首。

生物辨識有使用方便、不易被盜用的優點,近年的應用越來越廣泛。/Photo Credit:NEC
除了人臉辨識之外,NEC 也有多種不同的生物辨識驗證技術可以交互搭配使用。/Photo  Credit:NEC

奧運史上首次使用人臉辨識入場

NEC 為 2020 東京奧運和東京帕拉林匹克運動會(Tokyo 2020)成功提供人臉辨識系統,為奧運的安全、可靠和高效舉辦做出貢獻。NEC 台灣政府公共解決方案事業群群總經理張裕昌在訪談中表示:「NEC 提供的臉部辨識系統,用於驗證運動員、工作人員、志工和其他比賽相關成員的身份,當他們進入奧運和帕運選手村、國際廣播中心(International Broadcasting Center, IBC)以及主新聞中心(Main Press Center, MPC),系統會自動進行臉部辨識。該系統為 NEC 生物辨識驗證技術『Bio-IDiom』的核心技術,採用準確度世界第一的臉部辨識技術。」

NEC 提供的臉部辨識系統,用於驗證 2020 東京奧運和東京帕拉林匹克運動會運動員、工作人員、志工和其他比賽相關成員的身份。/Photo Credit:NEC

One ID 帶來更便利的生活

機場是有高度安全考量的場所,因此無論在航空公司櫃台報到、海關查驗、登機口查驗,甚至在免稅店購物都需要旅客出示護照以確認身份,不但過程相當耗時,同時也增加了經常拿進拿出而遺失護照的風險。

以 NEC 提出的 One ID 解決方案為例,旅客只需要登錄其臉部影像,就能在機場辦理與進行各種手續,例如報到、托運行李、安檢、登機等,而不需要出示護照與登機證,不僅能加速程序的進行,還能達到全程零接觸,降低染疫風險。

全球最大航空公司聯盟星空聯盟(Star Alliance)、NEC 集團及國際航空電訊集團公司(SITA)達成一項新協議,在不久的將來,星空聯盟成員航空公司的飛行常客計劃之客戶,將能在任何參與此協議的機場與航空公司使用生物識別進行身份驗證。/Photo Credit:NEC
NEC 希望透過更多元的生物辨識技術改善人類的生活,透過只要伸出手指就能確實證明兒童身份的指紋辨識技術,就可以不受出生國家或地區左右,建立確實執行給予所有兒童合法出生證明與出生登記的環境,同時也打造兒童在成長過程中必要的、確保享有身為國民應有的公共醫療、教育機會與社會之保障。/Photo Credit:NEC

張裕昌提及,目前 NEC 的技術已經達到相當高的準確度與可靠性,未來的發展重點不再是改善辨識準確度,而是發展更多元的辨識種類,以及透過系統整合的方式,結合多種不同技術,以因應更多差異化的使用需求。

此外張裕昌總經理也特別提到,以 NEC 獨家的嬰兒指紋辨識技術為例,可以克服嬰兒指紋會隨時間變化的問題,有助於協助戶政系統不完善的國家追蹤嬰兒疫苗接種情況,發揮降低夭折比例的功效,為人類社會做出實質貢獻。