【當我們硬塞在家】還在用 LINE?遠端工作企業通訊軟體挑選指南

公司沒有通訊軟體、還在用 LINE不是愚人節的玩笑話, 而是真實發生在許多公司的,本篇整理企業通訊軟體,讓更多人在疫情實現遠距工作!
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Shutterstock/達志影像
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疫情期間因遠端工作需求讓企業通訊軟體用戶激增。根據報導,Slack 用戶成長至 1250 萬,頭號勁敵微軟也不遑多讓,旗下 Teams 已達 4400 萬月活躍使用者,甚至還一度讓 Teams 歐洲大當機,隨後將伺服器擴容加大,持續讓全球各區域服務穩定。

也許你會說,企業通訊軟體不是基本配備嗎?那麼你相當幸運,公司可能已經在執行遠端工作。但是事實上,有許多本土公司、傳產等,至今都還沒導入企業溝通軟體,想實施遠端工作降低群聚與通勤接觸風險,卻連基本的遠端溝通都難以執行。

維持遠端工作穩定與良好的溝通品質,通訊軟體是最為重要的一環,如果正在擬定遠距辦公計畫,這篇整理出企業通訊軟體提供參考,邁向遠距工作之路。

Slack 

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自 2014 年 2 月上線,Slack 就受到不少使用者和投資者愛戴,成為有史以來發展最快的 SaaS 公司,推出當天就有超過 8000 家公司註冊,同年 10 月估值就達到 11.2 億美元,成為獨角獸俱樂部之一。Slack 執行長 Butterfield 連續創業成功也成為新創圈傳奇故事,並且成為新創圈最常見的企業通訊軟體,編輯自己從實習的新創團隊到目前 INSIDE 以及全集團,都是使用 Slack。

雖然不像 Microsoft Teams 有強大辦公工具軟體作為後盾,但身為獨立的企業通訊軟體,與第三方的深度整合對使用服務分散的企業用戶來說相當友善,舉例來說,Google Drive、Github、Dropbox、Trello 等第三方服務都可以直接在介面上瀏覽。

在溝通管道上分為群組與個人,可建立專屬的頻道(Channel)和私訊(Direct Messenge),根據團隊需求分組溝通,內建 Code 或 text snippet 功能讓 IT 人員等直接分享程式碼。

Slack 針對團隊工作流程開發出許多實用的功能,包含工作最常用到的「雲端檔案」共享,目前與第三方服務進行串接,像是 Dropbox、 Google Drive ,用戶可以直接將雲端服務檔案連結分享到 Slack 頻道上,讓工作成員共享檔案,分享過的檔案可以顯示於「Shared Files」欄位,如果分享對象沒有文件權限還會發出提醒,機器人也會通知 Google 文件的留言及存取要求。

擔心忘記重要訊息或是共享的內容,可以在團隊頻道中使用 Pinned 釘選,若是單純想為自己查找,也可以按星號保存。

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另外,機器人 Slackbot 也是非常實用的小工具,可以自訂提醒功能,也能自己開發特定需求的機器人,就像是工作小助理一樣。

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Slack 這個從矽谷崛起的公司,最開始也是為網路新創服務,就算遇上新創普遍多個協作平台同時使用也能流暢運作。概覽其優勢,它能深度整合第三方、介面直覺、設計美觀、搜尋方便、能夠建立訊息串(Trend),不論垂直或橫向溝通都非常便利,額外讓用戶能自訂表情符號、外觀顏色調整,想要專注工作、下班不想被打擾,可以在視窗直接設定勿擾時間。

Slack 根據不同規模的企業使用需求,提供更多付費方案,像是升級付費標準版能支援保存完整歷史訊息、15 位成員小組語音和視訊通話等,免費付費方案如下表:

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slack

JENDI 

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JENDI 支援中文版介面

跨國新創 Toss Lab 所推出的「JANDI」,過去幾年受到軟銀創投(Softbank Ventures)、心元資本(Cherubic Ventures)以及高通(Qualcomm)等多國創投青睞,企業協作平台的新星,與發源矽谷的 Slack 相比,更以亞洲工作文化為主要設計語言。

除了支援英、日、韓等語言之外,也包含中文介面,整體的 UI 與 UX 的設計更近似於熟悉的聊天軟體,讓行動端的使用經驗近似於 LINE,具有貼圖角色讓工作也能增添樂趣,此外,相較其他通訊工具,JANDI 在搜尋功能上不只關鍵字搜尋,還能以上傳位置、檔案類型等篩選,永久保存,不限時間找到所有檔案。

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JANDI 整合第三方服務可以直接收取 Trello、Google 日曆等通知訊息,通訊、投票、檔案管理等基本功能,雖然在整體的設計偏向簡潔上手,但非常注重工作流程,像是代辦事項、專案管理工具、團隊活動管理等功能,都是因應亞洲的工作需求而生。

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相較於其他軟體,多樣豐富功能,JANDI 不論在語言還是操作性上都非常適合本土的
中小型企業,以人數與功能等分為三種免費與付費方案如下表:

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Microsoft Teams 

說到雲端,如果企業本身使用 Windows 系統,又已經使用 Office 365 服務,Microsoft Teams 能節省成本實現順暢遠距辦公。當然,Teams 主打串接微軟第一方或其他第三方工具,像是雲端空間 Teams 目前串接以自家 OneDrive 為主,另外也可透過 Power Apps 可自訂應用程式,讓工作流程更效率。

針對工作功能,當然對習慣使用 Office 的團隊來說相當便利,Teams 中可以即時存取、共用和編輯 Word 文件、PowerPoint 和 Excel 檔案。

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一直積極推出新功能的 Teams 也在去年推出讓企業可自訂行動裝置,例如可針對第一線員工推出行動裝置專屬功能,還有位置分享與智慧型相機,並能記錄和分享音訊訊息,另外,Teams 加入更多 API 整合員工管理系統 ,例如排班、薪資、福利、工時和出勤,讓人資管理也能做結合。

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疫情期間公司也面對不同的防疫措施,其中在員工健康管理部分,微軟強調可透過自家 Microsoft Forms 問卷功能,調查員工旅遊史、接觸史,或是否有感冒症狀等,系統會自動將問卷回應彙整成圖表,讓業主直接掌握員工現況。

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另外,視訊會議是遠距辦公重要功能,也是近期 Teams 積極開發的部分,能即時錄製影音內容,會議中支援虛擬白板,讓與成員可速記會議重點,殺手級的功能——模糊背景保護隱私也在是近日疫情的熱門話題。

微軟 Teams 雖然有強大的工作應用後盾,但是由於功能豐富,在操作上需要花些時間熟悉,不過在上手後很多吸引人的黑科技,讓工作流程更具專業感。

本週微軟也宣布 Office 365 在 4 月 22 日成為 Microsoft 365。相同價格Microsoft Teams 將提供 Microsoft 365 個人版與家用版的訂閱用戶使用,家用版與商用版詳細的價格方案,可參考官網最新資訊。

Chatwork

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來自日本的 Chatwork 於 2011年推出,設計簡潔也偏向東方人的工作場景,在過去有人將此比喻成 LINE 的企業版,比起 Slack 的優勢也是在於支援中文介面,且有中文客服可提供服務。

公司可以透過 Chatwork 進行工作管理、檔案管理、聯絡人管理,其中檔案管理還可以一目瞭然目前佔用容量,即時刪除做好空間管理。

Chatwork  同樣具備工作通訊重要功能,也可 Pin 起重要的聊天記錄、透過關鍵字搜尋訊息、直接交談,或設立專案聊天室,具有交辦人與負責人共同管理工作功能。

它的整體概念就是把訊息轉為工作任務,討論串中出現任何點子或共同討論結果,主管可以把這則訊息直接標註為任務,設定專案負責人與 Deadline,工作任務的訊息都會出現在右方的專案群組待辦清單中,在溝通過程可以隨時提醒任務,不怕因為處於多工模式而漏掉部分工作。

Chatwork 團隊以「雲端會議室」自居,概覽功能設計是個基本配備齊全、標準的企業通訊協作軟體,在免費版中 5GB 容量,聯絡人無上限,提供有限的 14 個群組對談,視訊通話部分也僅支援一對一,想要更多群組與多人視訊、更大 10GB 容量可參考以下付費方案:

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LINE Work

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對台灣人來說 LINE 是日常最普遍的通訊軟體,但使用LINE 群組作為工作通訊軟體,有許多員工認為會長期面臨下班後持續受到工作相關打擾,它雖然普及,但用於工作的話,適用性與企業保密需求都不太夠。

不過事實上,在 2017 年時,LINE 針對企業通訊,發表專門給企業員工使用的「 Line Works 」商務溝通服務,由過去同集團的 Works Mobile 所改造而成,在日本原本就有 6800 萬的使用者。

除了原本 LINE 受歡迎的貼圖功能以外,還額外提供了雲端儲存、行事曆和通訊錄等功能,不過可惜的是,這項服務至今還是以日韓為主要服務區域,台灣並無官網,要申請註冊需要透過日韓網站。

由於是 Works Mobile 改造而成,這對於本身使用 Works Mobile 的企業用戶來說的確更加方便,雖然在台灣討論度相對較低,但是比起使用「LINE」作為工作通訊,LINE 旗下至少有這項工具能夠讓使用者切割工作與生活。

該怎麼選?

公司若是為了防疫,緊急採取遠端辦公,認為現在僅是短暫過度期,想以過去習慣的溝通方式 LINE、Email 等通訊並無不可,但是比起基礎的「通訊」和正式的信件,企業通訊協作軟體上實在有太多助於團隊提高效率的功能。當然,在資安防護、資料管理上也需要更加小心謹慎。若能藉由這次疫情開始嘗試使用相關軟體工具,並建立起遠端工作流程,對長期來說也是相當有利的,基本工作需求大同小異,針對公司性質、團隊人數規模與所需空間、工作流程評估最合適的通訊軟體。

公司已有許多第三方軟體,那麼選擇 Slack 可以高度整合多方服務,若是以專案分工為主要型態,可選擇本身自帶專案管理功能的 Chatwork,如果擔心公司員工對新科技上手需要較長時間,考量短期遠距需求可選用直覺、操作上近似於 LINE 的 JANDI。

面對全球抗疫,企業通訊軟體不免在此時也祭出新的功能,服務廣大的需求,像是 Slack 執行長史都華・巴特菲在本週就預告未來將整合微軟 Teams 通話功能,可在 Slack 內和微軟 Teams 用戶通話,Slack 過去已經支援許多 Microsoft 服務,像是 Outlook 和OneDrive,勁敵之間直接合作整合通話,也是前所未見的案例,在疫情期間通訊軟體服務還會有哪些新措舉,也讓人相當期待!

核稿編輯:Mia

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