唐鳳愛用番茄鐘工作法是什麼?教你提高專注力、重新奪回生產力的主導權

唐鳳愛用的番茄時鐘法該怎麼善用?本篇帶你了解!
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原文刊登於 Medium,作者為 Kevin 劉奕酉,專注於職人簡報、策略規劃與商業思維的培訓與顧問服務,著有《我用模組化簡報,解決 99.9% 的工作難題》一書。 

近日在商周上有一篇關於專訪唐鳳談論遠距工作與數位工具的文章,引起許多朋友不少的討論。

除了她在這次防疫上透過大數據及人工智慧,製作專業口罩地圖及防疫路線,為台灣防疫把關作出的貢獻之外,她在專訪中提到的番茄鐘工作法,又再一次被拿出來討論。

什麼是番茄鐘工作法?

番茄工作法,是一個超過三十年的時間管理工具,將焦點放在如何降低干擾對於認知上的影響,將更多的精力放在正在完成的事項上。

這套方法包含了五個階段:規劃、追蹤、紀錄、處理與可視化,簡單來說

  • 規劃:決定一天的行動(Things to do today)
  • 追蹤:收集行動的相關數據
  • 紀錄:將一天所得的數據整理歸檔
  • 處理:將數據轉化成資訊
  • 可視:視覺化展現找出改善之處與方法

首先,找出完成事項耗費的精力?以一個番茄鐘為單位來計算。

一個番茄鐘為 25 分鐘,完成一個番茄鐘就短休息 3–5 分鐘,再展開下一個番茄鐘;每完成四個番茄鐘就長休息 15–30 分鐘,以此類推。在紀錄表上寫下每個事項完成需要幾個番茄鐘?

番茄工作法的目標是確保當前工作不被干擾。盡量延遲這些干擾的活動,力求按部就班,納入由自己掌握的計畫鐘。

如果你是個容易受到干擾而分心,或是不懂得拒絕別人的要求,導致自己的步調總是被打亂、老是被牽著鼻子走的人。我想,番茄工作法可以幫你改善這個問題,重新奪回專注力的主導權。

番茄鐘工作法的本質:管理有限的專注力

我個人沒有在使用番茄鐘。

正確地說,我「以前」用過,但現在沒有「照著公式」在使用。

對於番茄鐘工作法的使用者來說,許多人會以一天能完成幾個番茄鐘為目標,但其實是誤解了時間管理的本質。

時間管理的本質,不是做更多事,而是用更短的時間完成目標;也就是提升效率與效能,而不是拉長工時。

假設你已經懂了番茄鐘,原本需要 8 個番茄鐘才能做完的事,現在只需要 5 個;然後發現這件事根本沒必要做,這 5 個番茄鐘其實可以省下來,用在更有價值的事物上。

你發現了嗎?

時間管理追求的是「少」而不是「多」,任何的時間管理方法,包括番茄鐘,都是建構在「有價值的」任務上。也就是說,待辦事項的管理必須在時間管理之前做好,才會讓時間管理有意義。

方向錯了,方法再對也到不了終點。只是瞎忙一場,徒增意義不大的經驗值而已。

常被問到的問題:我需要使用番茄鐘嗎?

我想這個方法適合三種人:

  1. 不夠自律的人
  2. 投入工作,就不懂得休息的人
  3. 喜歡照表操課的人

通常,做事效率不好的人,是因為不懂得掌控自己的專注力。而人的專注力是有限的,必須透過轉換與休息來維持長時間的高度專注。

就像工廠的產能排程一樣,不是開到最大就好,必須考慮到產線與維養的排程,不然掛機了更得不償失。

番茄鐘的本質,就是人的專注力有限。

孩童的專注力大約 20–30 分鐘,成人約 30–45 分鐘,接近臨界點時注意力就會開始渙散,效率開始下滑。所以需要休息,消除認知疲勞、來重新將專注力抓回來。

一個番茄鐘設定為 25 分鐘,可以說是多數人的專注力的臨界安全值。如果你發現自己的專注力可以維持 40 分鐘,那麼也可以調整自己的番茄鐘單位。

很多能力很強的人,總是不懂得配速,全力衝刺的情況下,短時間或許看到不錯的成效,但長期來說未必能持久,還會產生負作用。

我認為對於剛開始學習的人來說,番茄鐘工作法有四個價值。

番茄鐘的第一個價值,在於強迫你休息,以舒緩專注力空間的平衡,即使你不懂得如何管理專注力空間。

番茄鐘的第二個價值,在於外在約束的規律性。自律是違反常態的,所以有規則可以依循、可以管控自己,人會感到比較安心。同時,也可以省下專注力在從事的任務上,畢竟自律所耗損的專注力也是頗高的。

番茄鐘的第三個價值,學會時間顆粒的概念。你會習慣估算時間、懂得將任務拆分為多個小任務,在持續有產出的情況下,也會讓你更有成就感往前進,是一種無形提升專注力的方式。

番茄鐘的第四個價值,在於協同。

為了讓團隊產生最有效率的運作,發揮一加一大於二的成效,時間管理需要共同單位,而 25 分鐘就是所有人的最大公約數。如果每個人都用自己的番茄鐘單位,就無法協同。

因此,瞭解了番茄鐘的本質,你該進一步追求的是專注力空間的管理。

有一個「心流」的說法,就是專注力空間的技巧,讓你在專注力最好的狀態,用最有效率的方式執行任務。

番茄鐘是一個簡單、有效的時間管理養成工具,但是當你已經熟練這個工具,希望進一步提升效率與效能,或是覺得這個工具自己操作上總是格格不入。或許,你該從本質出發,思考找到自己的專注力管理方式,調整這項工具。

我一直相信,是人使用工具,而不是工具控制人。工具既然是人創出來的,當然也可以修改、或是自己再創造一個,是吧?

時間管理的鐘,應該在你心中。

我從番茄鐘工作法中體會到的三件事

番茄鐘工作法不只是一個時間管理工具。在實踐這項工具的過程中,我更體會到三件重要的事:

  1. 倦怠管理:該休息,就要休息
  2. 時程管理:培養出時間顆粒的意識
  3. 效能管理:提高專注力、避免無謂耗損

第一件事,是做好「倦怠管理」

人的大腦持續運作會消耗專注力。如何讓大腦有效運用專注力、避免空轉耗損,懂得在工作與休息之間適度的切換,大腦才會更有效率也不會過勞。在不少文章中都有提到過,高效工作者知道自己能承受的壓力是有限度的,並且會認真看待那個極限,通常是以 50-90 分鐘的密集工作為一個單位,兩次密集工作之間會穿插短暫的 7-20 分鐘休息。

過勞倦怠,常常出現在竭盡所能發揮自我的人身上。這樣在壓力與休息之間輪流切換,可以讓人維持巔峰表現所需要的體力、心力和熱情。而番茄工作法在每一個番茄鐘之間都安插了一個短休息、每四個番茄鐘之間安排一個長休息,與上述的做法如出一轍,只不過用更簡單、規律的方式。

第二件事,是做好「時程管理」

以秒、分或小時來衡量時間,都會感到時間「持續」流逝而焦慮,覺得沮喪而失去做事的動力。如果改為事件接續的角度來看待時間,將時間切成顆粒似乎就比較不會導致焦慮。

時間顆粒,就是一個人安排時間的基本單位,也是一個人看待時間的方式。

多數高效工作者的時間顆粒會控制在 30 分鐘到一小時之內,而番茄工作法就是以 30 分鐘為單位,其中 25 分鐘工作、5 分休息。養成時間顆粒的意識,就能簡化時程計算、預估與管理的過程,將專注力放在完成工作上。

第三件事,是做好「效能管理」

就如同所有的時間管理法一樣,番茄工作法是為了節省不必要的時間浪費,而不是榨出時間做更多。我們該拚的是時效、而不是時長,而時效與專注力有很大的關聯。

人的專注力有限,而受到干擾分心、切換任務都會使得專注力耗損,如果能減少這些耗損,就能提高效率、完成更多的任務。面對干擾,主動奪回主導權最好的方式,就是延遲這些干擾的處理,先記下來、再來安排怎麼處理它。

數位時代,番茄鐘工作法還能發揮功效嗎?

面對著數位時代帶來的影響,網路與社群媒體改變了我們的習慣與行為,甚至可能都用手機取代用手錶與時鐘了。這套方法還適用嗎?

其實,從番茄工作法的本質「減少干擾的影響、提高專注力」來看,數位時代的干擾有增無減,能讓我們分心的東西實在太多了,反而更需要番茄工作法的協助,當然應對干擾的難度也更高。

過去使用計時鐘與紙本記錄的方式,現在則有更多的選擇,甚至可以透過實體與數位工具並用的視覺化管理,創造出更大的彈性、更有效率的追蹤及改善。實體紙本有助於提高動機、加強記憶、而數位管控可以即時調整時間視角,進行快速回顧與事件比較,掌握所處環境的變化。

無論時代如何變遷,最常帶來干擾的始終是我們的頭腦。

面對干擾的最佳方式就是加以接受、心平氣和的處理;即使真的分心做了其它事也沒關係。

下一個番茄鐘會更好,放輕鬆吧!


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責任編輯:Anny
核稿編輯:Mia

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台灣人偏好的威士忌風味?甜美風味是大宗,帶果香、蜜香風味威士忌男女皆愛

台灣每人一年平均品飲 2.3 瓶威士忌。不過,隨著女性愛好者逐年增加、族群年輕化的全球趨勢,威士忌的喜好風向正默默地變化著,更同時影響著國際酒廠推出熱門酒品的未來計劃。TNL Research 關鍵議題研究中心針對普羅大眾進行了威士忌的品飲喜好調查。
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每年近 800 億元規模的台灣酒類市場中,威士忌最是一大重點。然而,近年來品醇族群結構的變化,加上酒友們對風味的求新求變,不少品牌開始尋覓下一個令人沈醉的風味。未來台灣威士忌市場主流,將吹向哪種風味的酒品呢?TNL Research 關鍵議題研究中心針對普羅大眾進行了威士忌的品飲喜好調查。

根據蘇格蘭威士忌協會公佈的 2021 年國際出口市場表現報告,台灣這個僅 2300 萬總人口的市場,一年竟進口了將近新台幣 85 億元的蘇格蘭威士忌,在全球排名第三。若再加上日本、美國等其他產地的酒品,統計資料也顯示全年威士忌市場消費總金額約 550 億新台幣,台灣每人一年平均品飲 2.3 瓶威士忌。不過,隨著女性愛好者逐年增加、族群年輕化的全球趨勢,威士忌的喜好風向正默默地變化著,更同時影響著國際酒廠推出熱門酒品的未來計劃。

三分之一女性愛好者  有力影響威士忌市場風潮

根據TNL Research關鍵議題研究中心於 7 月 11~12 日,針對年齡分布於 30 歲以上 ShareParty 會員所進行的「威士忌品飲習慣調查」,分析 376 份有效回收問卷之後發現,40.9% 受訪者有品飲威士忌的習慣,且男女比例已達逼近 2:1 之譜,顯見女性在威士忌同好族群中已成長至三分之一的比例,其風味喜好必將更具市場聲量。

Photo Credit:TNL Brand Studio

然而,再進一步詢問關於威士忌風味的偏好,倒是能從中一窺在男女族群上的異同處。台灣民眾近年來普遍偏好風味較為甜美、順口易入喉的威士忌,而兼具有果香者獲得最多受訪者的喜愛(57.4%),其次則是帶有蜂蜜風味之酒品(36.3%)。至於較具獨特個性的煙燻風味,訪問後倒是出現了35.9%男性喜愛,但僅有 14.5% 女性能夠接受的明顯差異。

提到風味甜美的威士忌,深諳威士忌的酒友們,腦海中必然會浮現百富單一麥芽威士忌。百富的傳奇首席調酒師大衛史都華(David C. Stewart),運用將近 60 年的經驗和深厚的製酒工藝,讓標誌性的「香甜蜂蜜」風味在每一款百富威士忌中都有一致但又獨特的展現。而大衛史都華更令人讚賞不已的,是他於 1980 年代所發明的「過桶」(Cask Finish)工藝:先將威士忌置於傳統橡木桶中熟成若干年後,再移至另一種橡木桶進行第二次的熟成,而二次熟成的時間並非定數,全靠大衛史都華帶領團隊的耐心定期監控,直到他滿意其風味之後,方才進行裝瓶。40 年來運用「過桶」工藝,百富將酒廠經典的蜂蜜、香草基調,變幻出多樣的迷人風貌,因而廣受全球消費者歡迎。

私聊聚會  最是品飲威士忌的好時機

Photo Credit: 百富

關於最適合享飲威士忌的生活情境,則有近七成(68.8%)受訪者鍾意於私人會所或家庭聚餐時,與三五好友共享黃金酒液,其次還有「商務應酬場合」(35.9%)及「餐廳等公開場合聚會」(35.6%)成為品飲威士忌的常見場景;也有超過三成(32.8%)受訪者鍾愛與另一伴在家中親密啜飲。

若要在私聚餐會上品飲明顯具有果香風味的威士忌,百富 12 年雙桶 DoubleWood 是威士忌愛好者的首選之一。百富首席調酒師大衛史都華精選首次裝桶之 Oloroso 雪莉桶,陳放 9 個月過桶的百富 12 年雙桶單一麥芽威士忌,從 1993 年販售迄今已近 30 年,為百富的最經典酒款。此外,百富酒廠歷史上推出的第二種過桶酒款:百富 21 年波特酒桶 PortWood 威士忌,經長時間窖藏熟成,醞釀極具深度的風味,是百富獲得首獎最多,也是首席調酒師大衛史都華個人最愛的酒款之一。

首創過桶工藝  讓百富威士忌在甜美蜂蜜風味上  更增添多變的層次

Photo Credit: 百富

最後,綜合分析威士忌市場的主流風味,果香、蜂蜜、煙燻和花香是台灣民眾鍾愛的四大風味。然而,想要品飲這四種風味,藉由百富首創的過桶工藝,體驗品牌經典的香甜蜂蜜風味之餘,如果想要體驗熱帶水果的果香,就可選擇百富 14 年加勒比海蘭姆桶單一麥芽威士忌。過桶加勒比海蘭姆酒桶(Rum)的金黃酒液,先帶來熱帶水果、熱帶香料及太妃糖的香氣,再引出香草、橡木桶甜味,口感濃厚圓潤,餘韻柔和且綿長。

若是喜歡煙燻泥煤風味,百富故事系列 14 年泥煤週威士忌是個很好的選擇,溫和的煙燻泥煤融合著細緻奶油蜂蜜氣息與淡雅花香調,品飲時還能感受到些微的柑橘和橡木氣息,猶如天鵝絲絨般的滑順飽滿口感,加上引出水果香氣的尾韻層次變化,怎會不讓人念念難忘。

Photo Credit:百富

近來領先全球、在台首發上市的百富 16 年法國皮諾甜酒桶單一麥芽威士忌,是百富首席調酒師大衛史都華的最新傑作,先在美國橡木桶陳年 16 年,再經由法國皮諾甜酒桶二次熟成,讓百富的蜂蜜甜香層疊出更多層次感,不僅讓品飲者能嗅聞到美妙平衡的蓮花與天竺葵花香,更有蜂蜜基調和細緻蜜餞、嫩薑辛香,加上清爽順口的尾韻,豐富感受、很是令人著迷。

一心一藝,百富持續以「過桶工藝」在標誌性的香甜蜂蜜風味之上,尋找新的可能。相信只要曾感受過桶工藝的魔幻般奧妙,肯定會為台灣日益增長的威士忌愛好者族群,開拓出更為寬廣多元的嗅味覺體驗疆域。