20 年都遠距工作 唐鳳:我採取番茄時鐘法!

其實 4 年前,唐鳳就提出在家工作會是未來的工作大趨勢!
評論
商業週刊/陳宗怡 攝
評論

本篇來自合作媒體商業周刊,INSIDE 經授權轉載。

最近才被日本媒體報導「38 歲 IQ 180 的台灣天才 IT 大臣」,讚揚其在防疫上透過大數據及人工智慧,製作專業口罩地圖及防疫路線,為台灣防疫把關。她是行政院政務委員唐鳳,擁有超過20年的遠距工作經驗,也是目前最擅長用數位工具做遠距辦公的官員。

4 年前,唐鳳就提出在家工作會是未來的工作大趨勢。如今,她認為這趨勢產生何種量變與質變?身為資深遠距工作者,她如何克服孤獨感,並拿捏工作與生活的分寸?以下是唐鳳接受商周專訪摘要:

排解強烈孤獨感方法
「每週固定時間,走出家到共同空間」

商周問(以下簡稱問):這次因為疫情,開啟全球企業進行在家工作的實驗,其實妳很早就這麼做,妳認為現在的在家工作和以前比較,有什麼不同?

唐鳳答(以下簡稱答):我確實是資深遠距工作者,包含到現在都還是遠距工作,但不是在家工作,在家工作只是遠距工作的一個形式。

3 年前聽到遠距工作,大家都會想到在家工作,但是 3 年後像我自己遠距工作時,常常都待在仁愛路的創新實驗中心,一個禮拜會在那邊多待幾天,因為開到晚上 11 點。有好吃的、網路很快,一直有各種不同團隊進駐,給我一種家的感覺。

這有點 home away from home(賓至如歸),雖然它並不真的是我家,但是大家在這樣共同工作空間裡還是有家人的感受,這種形態因為寬頻發達而普及。

問:過去談在家工作,大家覺得缺點就是強烈孤獨感,但是當場域不受限制,不一定非得在家工作時,孤獨感就會降低?

答:對!像我們社創中心通風條件很好,現在通風條件比什麼都重要!(笑)網路也快,有了這兩個條件,旁邊還有團隊在積極做事情,孤獨感比較沒有。

問:以前還沒有這種共同空間時,在家工作的孤獨感怎麼解決?

答:之前我跟另外一位同事做的東西,就是讓大家遠距工作的工具。自己做的產品當然要自己用,我們很快就發現兩件事:主要是孤獨感,另外就是沒有下班時間。

我們怎麼解決?我跟同事每週約一天去坪林咖啡店一起工作,不但跟老闆還有常客都能有一些社會上的互動。光是我開車去咖啡店的過程,也是讓我走出家裡。所以每週挑固定時間1到2次,走出家裡到共同空間裡,等於是衛星辦公室概念,這是很有效可以緩解孤獨感。

適時營造共通點
「製造點同樣食物、喝同種酒的經驗」

另外,我跟一位資深遠距工作者(友人),他還會從美國加州專門郵遞紅酒過來,也不是昂貴的酒,只是這是他會喝的酒。我們就開視訊,一起喝同一批酒,一起社交。

雖然空間不同,但是同步的感覺不是只看到一層玻璃,也能點一樣的食物,就有至少相同的類似社會經驗。

在家工作會有孤獨感,除了工作外,我講別的,對方都沒感覺。例如你說今天天氣很好,事實上他那邊在下雨;一般見面能聊的話題都不能聊,這樣子就是會讓人有孤獨感的感覺。如果去營造一個共通點,例如點同樣食物,或是固定時間聚一下,就會一直有社交話題可以聊。

設定生活/工作切換機制
「25 分鐘認真工作後,5 分鐘休息」

問:在家工作與生活很難分開怎麼辦?感覺自由卻其實更不自由?

答:這分成兩件事來看。一,是被打擾中斷。我們在工作時當然不希望被私人打擾,但是反過來講,私人時間也不希望一直被工作打擾,所以要設定時間上的邊界,這個很重要。很多遠距工作者會接到老闆或同事要你現在就處理,沒辦法等到隔天 9 點,如果處在隨時都會被打擾的情況下,生活品質也不必顧了。

我自己採取的方法叫做「番茄鐘」,大家傳訊息與寫 Email 給我,我一定回、一定看,但我一定半小時後去回;也就是說在每個整點開始到 25 分時,我就是很專心在做工作或是其他事情。

例如,我在上班時間做研究,或是探討事情讀論文,絕對不會讓手機或是其他來干擾我;但是我很準時,到 25 分時,就會去看手機或是檢查電子郵件,這時我就有 5 分鐘處理中斷的事情;然後我再處理下一個 25 分鐘專注的事情,然後再 5 分鐘被打擾。

從同事角度來看,我還是半小時就一定會回答他的訊息,只是這半小時內,高達 25 分鐘我不會被打斷,這個非常重要。大家如果能設定這樣的邊界,從這樣精神衛生角度來看,就不會有腦海裡明明在想其他事情,卻被迫要處理這件事,結果兩邊都處理不好,也比較有放鬆的可能性。

第二件是除了時間邊界外,空間的邊界也很重要。例如遠距工作,你可以挑離你家近的咖啡廳,把它看成是家的延伸。你在咖啡廳上班,回家的路上就已經在下班,進入比較放鬆狀態。即使在家裡附近沒有咖啡館,也應該要布置儀式性的東西,例如在家裡打開一個門,進入一個專門空間,出來後才可能放鬆。如果家裡沒有大到可以以空間區分,你可以用桌機時是在工作,用 iPad 時是玩樂,每個人可以挑選這是工作信號,那是放鬆信號的方法。

疫情催化更多工作方式
「不會都變遠距,之後會變混合模式」

問:這次疫情導致大規模遠距工作,妳認為在企業組織文化上,會有什麼普遍改變嗎?

答:這次讓大家有了第一次在家工作的體驗後,雖然不會在疫情後所有人都變成全遠距,但你會想到下一次,真的需要 10 個人坐高鐵北上開會嗎?還是一個人來就好?就會覺得某些時候,可以往遠距這邊挪一點,對大家都有好處。

接下來會變成混合模式,大家開始想哪些事一定要一起。例如每年舉辦公司員工營,這時人與人之間緊密交流還是重要的,但是如果每週例會,就不一定要大家都在同一建築物,大家就會開始做組織上的探討。

第二個就是投資,除了實體空間外,慢慢有更多數位空間可以讓大家運用。例如,新進員工可以不必去拜碼頭,他可以在數位空間上看共用文件,對工作場域就有基本了解。現在大家在疫情時已經累積了一些數位經驗,疫情結束後,慢慢可以變成組織文化。

問:未來哪些產業適合遠距工作?

答:應該說你的工作器材是在你到得了的位置就可以了。所以簡單說,以前覺得手術是很困難,一定要親手動手術,但是達文西機器出現後,發現不是;只要頻寬夠,不但可以在隔壁房開刀,甚至隔壁縣市開刀都沒問題,只要確定頻寬水準是好的。我覺得重點倒不是哪一種行業,而是這種行業所需要的工具是否已經達到你需要在現場的程度。

政要高層也能遠端作業
「災害中心開設時,就是做視訊會議」

問:這次疫情連伊朗副總統也染疫,如果不可抗力因素,妳覺得未來公務人員在家工作可行嗎?

答:是可行的啊!其實我們用視訊會議行之有年,我們災害中心開設時本來就是透過各地做視訊會議,整個指揮體系現成有採取遠距方式的,主要是災害應變上。我巡迴全台,通常都是透過遠距方式。

其實這次口罩地圖主要開發者在台南,他們在過程中不需要來台北開會,就一直在台南跟在地朋友兩個工作天內就把口罩地圖做出來,完全不需要到台北,也把人才留在台南。

問:公務人員可以全面普及在家工作嗎?

答:大概分成 2 個,高度機密性質的遠距開會,必須彼此場所都有安全保證,這是必須注意的,也是一個困難。

另外是場域限制,如果你的工作就是要去做地理地質勘察之類,理論上用無人機加上機器人應該都做得到,但是現在成本都相當高。

責任編輯:Anny
核稿編輯:Mia

延伸閱讀:



企業融資特快車!中租迪和全程線上申請融資,力挺企業挺過疫情挑戰

疫情來勢洶洶,中租迪和的「全線上申請融資」服務,無論是企業融資或應收帳款融資,都能線上申請,陪伴企業挺過這一波疫情挑戰,化險為夷、再創雙贏。
評論
Photo Credit:iStock
評論

COVID-19 疫情持續延燒,支撐台灣經濟的中小企業主們,受到三級警戒的疫情衝擊,面臨資金週轉的困境,想必是焦頭爛額。不過,在這同島一命、共體時艱的時刻,若能正向迎接疫情時代的挑戰,積極適應並在變局中創新,反而有極大機會化危機為轉機,逆風高飛。

為了幫助企業在疫情期間能快速取得充沛資金、執行創新變革,中租迪和藉由彈性且完善的審核機制,提供企業適切的融資方案,「全線上申請融資」服務,陪伴企業挺過這一波疫情挑戰,化險為夷、再創雙贏。

企業營運價值就是最好的擔保

由於受限於法律規定,一般金融機構在審核中小企業的融資案件時,需檢視企業的營業稅與財務透明度、信用額度、過去往來紀錄、公司規模及擔保品等,導致中小企業必須花費很多的溝通成本和時間成本。此時,像中租迪和這類的企業融資機構,便是需要靈活應變的中小企業最好的夥伴,透過評估企業的品牌價值與未來發展,提供量身定做的融資服務。

Photo Credit:中租迪和

首先,中租迪和融資是從企業的合作關係,評估公司收益與未來發展潛力,同時參考實際企業案例建立信用額度,以此作為審核基準。中租迪和看的是一個企業的營運價值與成長潛力,因此沒有成立年限及年營業額的限制,門檻相較一般金融機構低,讓中小企業更為彈性、迅速地取得必要資金。

值得一提的,還有中租迪和的「中租‧支票通」服務。由於支票期間常常介於 2-3 個月,中小企業像是營造工程業者如遇到氣候狀況或進度不佳,案主延後支票付款時,就會面臨週轉考驗。此時,利用「中租‧支票通」線上服務,上傳支票申請,審核通過即可迅速撥款,可以說是企業週轉的福音。

Photo Credit:中租迪和

全程線上操作!五步驟申請融資,快速撥款

一直以來,中租迪和都有提供線上融資的服務。疫情期間,這種可以全程線上操作、避免與人接觸的融資單位,不只省去舟車勞頓,也減少染疫風險,十分方便。

線上申請融資只要五步驟。首先準備好下列資料:

  1. 負責人信用資料:含最近一期兩家不同銀行之信用卡帳單、個人信用報告(聯徵報告)。申請金額 60 萬(含)以下,可提供上述信用資料二擇一;申請金額大於 60 萬,則必須提供聯徵報告。
  2. 身分證明:提供負責人/保證人身份證明正反面,如有換發證件,須確定為最新的身分證。
  3. 公司營業登記:公司營業登記包括變更登記表(公司、股份有限公司)及商業登記抄本(工程行、商行、小吃店、工作室等),如公司設立後有進行變更,須確定所提供文件為最新的營業登記文件。
  4. 銀行(活存)存摺:最近三個月主要往來銀行(活存)存摺封面及往來明細。請提供所有營運所使用的帳戶資料(公司或個人),有利於順利獲得核准。
  5. 401/403/405 表:營業人銷售額與稅額申報書又稱「401/403/405 表」,申請金額 70 萬(含)以上才必須提供。
Photo Credit:中租迪和企業線上申請融資五步驟

上傳資料後,中租迪和專員會約定線上視訊照會,進行更進一步的審核。接著會以 Email 或簡訊通知審核結果,再約定簽名對保,即可成功撥款。另外,「中租‧支票通」的線上申請步驟也大致相同,但不需要親簽對保,上傳申請資料後,約定時間及託收票據分公司託收票據,大概在託收票據的三個工作天內即可完成撥款。

Photo Credit:中租迪和/「中租‧支票通」是一種應收帳款融資平台,幫助企業提前取得帳款,靈活周轉

使用中租迪和的成功週轉案例

其實台灣有許多極具成長潛力的中小企業,但在成長初期,若沒有足夠的資金應援,很難再突破小小的格局、開創更大的成功。以下分享兩個中租迪和的融資案例,以企業主的實際心得,可以清楚看出像中租迪和這樣有別於一般金融機構的融資平台有多重要。

案例一:女性企業家成功拓展電商與通路

電商賣家 Amy(化名)引進土耳其的產品在網路上銷售,經營的狀況不錯,進而有機會上架到實體通路,但資金不足的情況下,無法大量進貨並鋪設通路 。礙於多年前 Amy 為了周轉,在個人信用留下瑕疵紀錄,因此在各金融機構吃上閉門羹。後來在中租迪和實際了解 Amy 的資金需求與預期效益後,審慎評估通過、快速撥款,讓 Amy 得以大量進貨,商品在網路與全台實體通路都順利流通,Amy 也晉升成為一位獨立自主的女性企業家。

案例二:20 年快炒店二代接手打造新店面

另一個案例是台中霧峰一家經營 20 年以上的海產快炒店,林先生(化名)的父親在這間餐廳打拼大半輩子,餐廳處處充滿歲月痕跡,老舊店面卻在觀光區中相形見絀,生意也每況愈下。林先生接受父親交棒後,想要好好翻修換新卻苦無資金,且餐飲業往往只有報稅資料,難以向一般金融機構申請貸款。求助無門、老店瀕臨沒落之際,中租迪和以實際營收情況與未來收益進行評估,解決林先生的燃眉之急。快炒店也在翻修後蒸蒸日上,生意比父親的全盛時期更好。

無論是設備租賃、融資需求、應收帳款收讓,不分產業別,任何企業都機會利用中租迪和的融資服務,讓企業從容應對挑戰,安心追求成長。

立即搭上:企業融資特快車,專員專案服務,最快48小時內撥款到位