Google Apps協助您輕鬆建置企業內部通訊、協同合作環境並降低成本

您知道什麼是Google Apps嗎?倘若您使用的公司信箱,擁有與Gmail相似的外表、強大的功能,但卻掛載在公司自有的網域名稱中,那麼或許貴公司所使用的信箱就是來自Google Apps所提供的服務。
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您知道什麼是 Google Apps 嗎?倘若您使用的公司信箱,擁有與 Gmail 相似的外表、強大的功能,但卻掛載在公司自有的網域名稱中,那麼或許貴公司所使用的信箱就是來自 Google Apps 所提供的服務。

在過去,無論是郵件代管或是其他協同合作的群組軟體(Groupware),大概都是 Microsoft、IBM 或是其他開放原始碼的解決方案一統天下,然而近年來有越來越多的中小企業紛紛採用 Google Apps 作為公司通訊、協同合作的解決方案,尤其對於許多非 IT 領域或 IT 專業能力、預算投入較少的公司來說,可以透過幾乎免費的 Google Apps 來進行郵件代管或協同合作;即使是付費版的 Google Apps,Google 也提供了 試算的網頁 協助您評估採用 Google Apps 後可節省的經費。

使用 Google Apps 後的應用可分為兩種類型:

  1. 通訊,包括電子郵件(您註冊的網域名稱也可變身為 Gmail)、Gtalk IM(即時通訊軟體)
  2. 協同合作,包括行事曆、通訊錄、協作平台、文件等各種可提昇組織內部協同合作的工具

目前 Google Apps 有以下版本:

  • 標準版(免費版,只要您擁有一個網域名稱、開設的使用者帳戶在 50 個帳號以內就可完全免費使用,只需支付網域名稱的費用)
  • 教育版(提供給教育、學術單位使用)
  • 企業版(付費方案,保證 99.9% 的 uptime,每個帳戶擁有 25GB 的空間並有全年無休的客服支援,並且有更多其他的企業版專有功能)
  • 服務夥伴版(提供給 ISP 業者的版本)

Google Apps 所提供的服務對於某些特殊需求來說其實是相當不足的,這也導致某些企業在評估是否要導入 Google Apps 的過程中有所顧慮,已經導入的企業也發現某些功能、情境下 Google Apps 的功能顯得相當不足。Google 當然不會放著龐大的商機不管,一如 Google 一直以來在各種產品的持續創新,Google Apps 也少不了,例如去年 Google 推出 Google Apps Script 讓企業可以自行強化現有 Google Apps 不足的功能,官方的文件中提到可建立下列的 Google Apps Script:

  • 建立試算表中的巨集或常用函式
  • 自動化重複性的工作事務,例如針對 Google Docs forms 表單收到新訊息後自動處理(回信、轉寄、進行工作流程等)
  • 整合不同的 Google 產品,例如大量寄信給試算表中整理好的郵件清單
  • 客製化 Google 產品,例如建立額外的功能選單來執行客製化的程式供員工使用

過去若您曾經使用過 Microsoft Office 系列產品,或許您也曾經使用過公司內部自行客製化的功能,例如在 Excel 中可以結合大量發送郵件或是手機簡訊的功能,透過 Google Apps Script,在 Google Apps 中您也可以完成如此的情境。

最近,Google 公開了 Google Apps Marketplace,未來可預見的是會有越來越多的企業導入 Google Apps,並且透過 Google Apps 所提供的各種資源,包括 Google Apps Script 以及 Google Apps Marketplace 來強化企業內部的 IT 能耐。

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