何時才是發出電子郵件的好時機?

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從 1971 年發出的第一封電子郵件開始,E-mail 蓬勃發展,逐漸成為網際網路的標記。根據市調機構 Radicati 發表的《2011-2015 E-mail 統計報告》,截止 2011 年底,全球已經有 31.46 億個電子郵件帳號,一位公司員工每天要處理 112 封郵件,E-mail 在手機上也是使用率最高的功能/app。而根據今年六月 Google I/O 大會公布的 4.25 億 Gmail 使用者的數據,E-mail 這個「古老」的溝通方式還在快速發展。

無論是工作 E-mail,還是私人 E-mail,有一個問題會經常縈繞在我們耳邊:什麼時候按下「送出」鍵比較恰當呢?或者說,什麼時候發 E-mail 對方更容易看到呢?

GetResponse 最近做了 一個調查 ,找到了一些規律。GetResponse 調查的對象是美國 E-mail 使用者,樣本是 2012 年第一季的 2100 萬封 E-mail。調查結果在否些程度上解決了「什麼時候發 E-mail 最好」的問題。我們來看看以下這張視覺化資訊圖表(Infographics),它或許能告訴我們什麼時候該發出 E-mail,什麼時候不該這麼做。

根據調查顯示,23.63% 的收件者在收到 E-mail 後一小時內打開來看,兩小時後打開的比例是 9.5%,三小時後與四小時後就會下降得很明顯。而 24 小時後打開郵件的比例幾乎是 0。弄清這個原理後,你就可以開始找個恰當的時機,提前一小時發信,但也不能提前太多。那麼,這個「合適的時候」是什麼時候呢?

在回答這個問題之前,你要避免一個陷阱:下午五點後最好不要發 E-mail。為什麼?理論上五點送出 E-mail,一個小時內,即六點下班之前就能收件人打開來閱讀嗎?但事實上,根據 GetResponse 的數據,下午五點後,人們查收郵件的效率是很低的:五到六點等下班,不太會全神貫注地工作;下午六點之後要準備吃晚餐;七點,要照顧小孩;晚上八點後才可能重新開始收信。在這種情況下,五點發的 E-mail,四小時內打開的比率不到 5%!

再來看人們一般寄出 E-mail 的時間。38.7% 的人選擇在上午六點至中午 12 點發信;中午 12 點至晚間 12 點發信的比例是 55.4%,而且在下午六點以後發郵件的比例為 29%。不過人們開信和收信的高峰時段與發送 E-mail 並不相同。調查顯示人們在下午打開郵件最高——10.61%,早上六點至中午 12 點打開 E-mail 和點擊到達率(click-through-rate,CTR)是比較低的,甚至低於傍晚六點至午夜的數字。如下圖:

那麼何時發信比較好呢?早上七點至八點,下午兩點至三點。因為這段時間內開信率和 CTR 都是最高的,有 6.8% 和 6.7%。GetResponse 的調查結果顯示,早上八點至九點,下午三點到四點,是人們查看 E-mail 的高峰期,根據上面的結論,提前一小時,即七點到八點和下午一點到兩點是發送 E-mail 的最佳時機。如果是發送「國際的」E-mail,就要計算時差,在當地相對時間段發信。

以下是完整的視覺化資訊圖表:

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