【硬塞書摘】做簡報,沒有什麼比實際操作的「基本功」更重要了

任何專業都有其基本功,其背後就代表著「動作重複、時間持續、思緒集中」,製作簡報也是如此。但一般上班族到底要花多少時間熟練呢?本文有中肯的建議。
評論
評論

任何專業都有其基本功,其背後就代表著「動作重複、時間持續、思緒集中」。隨著日積月累的練習,形成某項熟練的技術,就有可能朝所謂的職人目標前進。但就目前職場世代與時代變化之下,職場上開始出現 I型、ㄇ型、T型、兀型、/斜槓等工作性質,代表某單項的專業情勢已經開始產生變化,不再是傳統所認知的職場觀念與工作模式。

我觀察目前職場上的所需技能,漸趨呈現「專業跨領域」與「學習簡短化」的歷程,原因在於現今科技應用與線上技術共享,今日要學一項新技能,從零分到六十分的學習時間路程縮短,儘管要突破至八十分仍需要相當的時間磨練,但對於職場人來說,兩項六十分的半專業技能合併,可能會比單項九十分能夠產生更大的綜效。

例如同時具有基本的剪輯影片技術與網站架設基礎、販售鍋具又懂烹煮料理者、傢俱設計師與DIY手工製作等,兩種技能結合能具有相輔相成的效果,當然要將專業技能提升至新的層次,還是需要持續練習與積累。

從開始學習基礎簡報,或是正在學習簡報製作的職場人或許會有疑問,到底我該花多少心力來學習簡報,需要多少小時才能達到基本功的門檻,我建議的時間比重是利用約百分之十至二十的下班後時間,來學習職場上百分之八十會遇到的簡報類型即可。

mmbc01

為什麼不是花百分之百的時間來學習簡報

因應不同產業、公司、職位與專長,在整個職場人生中,所需要學習的相關技能、角色思考、職場觀念都不盡相同,使用簡報的頻率或需要製作簡報的次數也有所差異,而且職場學習的範圍包含軟體、語言、技能或其他專長領域等,除非是常需要使用簡報提案、常需要製作簡報或資料給老闆或上司、常有簡報接案需求者,不然對於一般職場人學習簡報的比重,建議每週約在百分之二十以內的時間即可(包含閱讀與簡報相關報章雜誌、聆聽演講、線上課程學習等)。

如果計算自己每週有十五小時的個人學習時間,簡報學習時間約一週三小時以內就已足夠,因為簡報在職場上只是其中一種提案或發聲工具,同時是一種集結邏輯、思考、視覺、溝通、策略的成果,透過其他活動的學習,也都在幫助簡報邏輯與思考能力的提升。

簡報練習方式不外乎是實際操作(手)與持續思考(腦)並用。對於職場簡報而言,藉由軟體操作,將思考用畫面呈現出來是最基本的需求,無論是使用Apple keynote、Microsoft PowerPoint或其他簡報軟體,找出自己使用起來最得心應手、並可互相轉換通用格式的軟體就好。

為什麼不一定要使用PowerPoint 或Keynote呢?對於每位職場人而言,所經歷的職場問題、個人能力、年齡、職務、經驗差異甚大,可能會遇到沒有太多時間學習,而且對於簡報製作完全是空白的經驗,或是一週後就要立即產出簡報、以前根本沒有設計簡報的相關經驗,對於視覺設計根本不知從何學起,但又被上司要求簡報內容要有美感;甚至完全沒接觸過簡報的資深員工,卻被逼著製作簡報,對於軟體操作完全外行……職場上有各種不同的情況,因此只要找到適合自身狀況的簡報軟體,都是好的結果。

如何提升簡報製作的基本功

我們可以從「文字圖像化」與「操作模擬化」兩個部分來解釋,從溝通人到做簡報的流程中,如何能更快瞭解對方需求,轉化使用易懂的圖像,並快速製作出來。

「文字圖像化」的訓練,是將一句話、一段文字或一篇文章,思考轉變為簡報的視覺內容過程。從閱讀文字中抓出關鍵字和語意表達,思考要使用哪種類型的圖表或圖像呈現,並利用圖表或圖像架構,讓受眾透過閱讀視覺頁面,聯想出想表達這一句話或一段話的意思。

「操作模擬化」的訓練,則是例如看到網路上某一頁的簡報呈現、某一個畫面、某一種簡易動畫,腦中就要開始思考該如何製作出一模一樣的頁面模擬或動畫呈現,藉由快速思考軟體操作的步驟,更能確認自己在操作的熟悉度與速度。

推薦閱讀:如果怕簡報時咬螺絲,現在 PowerPoint 推出 AI 簡報教練啦!

兩者的訓練皆代表著溝通的理解能力與頁面的執行速度能力。重點是這兩項能力不需要懂任何繪畫技能,只是一些幾何圖形組合,絕對是可被學習的技能,甚至不需要打開電腦操作,只要平常走在路上就可以練習。

接下來,不用打開電腦,也不需要拿筆,請看完以下A、B、C三段文字後,利用各十秒鐘在腦海中假想繪製出簡報的畫面:

  • A.比較甲門市和乙門市的月業績變化。
  • B.超過一半的客戶要求服務好但收費要低,還有約百分之二十則是一天打好幾次電話來抱怨,剩下的則是一直拖延繳費。這些問題讓我們很頭痛,希望能想出各自的解決方法。
  • C.請畫出三個相同大小並填入藍色的正圓形,圓形內分別打上字級 18pt 的文字,再將三個圓形平均配置同一水平線上,圓與圓間距為半圓並等距,三個圓形群組與頁面水平線置中,再繪製一個向下的箭頭對齊中間的圓,箭頭為灰色,最後頁面下端打上 26pt 粗體紅色的結論。

各位是否在看到以上三種不同段落的文字,腦海中已經有了大致上的版面內容了?

針對A的想像,有可能是在一個圖表內(橫軸為月份,縱軸為金額),長出兩條曲線比較變化。也有可能是上、下各畫出月份業績金額的線段,在兩條線段中間為解說上升或下降的趨勢,或是兩條累積長條圖,除了可看出每日的業績成長對比,也可以同時看到堆疊後的總業績貢獻。

針對B,看到百分比,馬上就會聯想使用圓餅圖呈現,或是使用區域重疊方式,想要探索彼此之間的關係,甚至可以使用面積圖,將人數與比例同時展現出來。

在假想C頁面繪製的過程中,是否腦中就如同看教學影片一樣,隨著文字所述,滑鼠箭頭移到某處,點擊產生圖形,箭頭移到顏色處做選擇修改,字體縮小成為18pt,再來調整對齊、置中等,整個版面製作過程已經快轉並在腦中大致完成了?中途會不會有不清楚或卡住某一部分?

上述圖表部分沒有所謂對或錯的答案,完全依照每個人的經驗思考,這個練習通常出現在從溝通人階段結束後與開始思考簡報頁面前的階段,先將大致畫面快速成型,如果在看到文字後,沒有辦法把文字轉化成圖像,並使用有邏輯的方式講出來,或是在手寫簡報頁面的配置與大綱時,腦中製作的過程中卡住,表示對於「文字圖像化」與「操作模擬化」還不夠熟悉。

持續這樣練習,實際上的效果是什麼

通常在接到老闆或上司的文字指令訊息時,腦中會閃過大致的頁面、排序、內容與圖像,接下來只要快轉如何製作出來,邊用手寫邊思考的過程中,畫面逐漸清晰,同時加強版面關聯故事性,最後使用電腦製作的時間就會快速縮短。

另外我很喜歡做一種練習:在街道上看見某段文字或一張海報,讀完文字或海報內容重點後,在腦中轉化成一至二頁的簡報內容,重新呈現與這張海報相同的內容。或是如果在書籍或網站上看見喜歡的簡報類型、版面、顏色案例等,也可以使用軟體來練習從無到有,在多次繪製過程後,自然而然也就會增加基本功。

這種訓練可以讓自己快速抓出重點或關鍵字,並將文字轉化成圖像。整段過程有可能很快,或者需要花一些時間,這取決於自己對此段文字的理解程度為何。而在職場上,從溝通中直接抓到重點,並快速轉化成為簡報頁面的視覺圖像,就變成很重要的簡報製作基本功。

本文內容出自商周出版 《一擊必中!給職場人的簡報策略書》,INSIDE 獲作者鄭君平本人授權引用。

責任編輯:Chris

延伸閱讀:



精選熱門好工作

Campaign Associate 資深線上活動策劃專員

樂購蝦皮股份有限公司
臺北市.台灣

獎勵 NT$15,000

Android 工程師

Omlet Arcade 美商歐姆雷特
臺北市.台灣

獎勵 NT$15,000

資深產品經理 (PM, PO)

VeryBuy非常勸敗
臺北市.台灣

獎勵 NT$15,000

評論