科技不只打破地理疆界,更將改變職場樣貌

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你是不是嚮往能不用通勤到辦公室,能在家裡同時讓生活與工作取得平衡,擁有更好的工作心情呢?在創造力當道的現代,遠距工作已經成為許多人嚮往的模式。可是遠距工作,卻也造成許多意想不到的溝通問題。該如何在遠距工作時能讓分散各地的團隊成員溝通與合作,成了最大的挑戰。

團隊在遠距工作的溝通困境,主要可以歸類為三大項:設備控制與連線品質、會議記錄與資料交換,以及除了影音之外的互動溝通。這是思科看到的需求,於是發展出思科 Cisco WebEx 視訊會議軟體,提供遠距工作者解決方案。

遠距工作崛起,然遠距溝通問題隱而未現

50 年代後期,北美地區許多人口逐漸從市中心遷往郊區,為免於通勤之苦,許多企業開始讓員工採用「遠距工作」模式。發展至今超過半世紀,隨著進入雲端、行動辦公時代,遠距工作不僅解決通勤難題,也因應「協作」趨勢,成為外勤工作者、跨國工作者們職場上的得力助手。

Photo Credit:depositphotos

然而,遠距工作仍有些隱而未現的問題,其中,「遠距溝通」是最關鍵的挑戰。

遠距工作時,員工分散各地,企業內部資訊部門無法即時支援,若進行視訊會議時,每個人家中設備或網路連線有差異,無法即時溝通,恐影響團隊工作效率。此外,傳統視訊會議或電話會議,總是從「撥號」開始,在確認參與者有沒有到齊前,往往就會花費一段時間。

隨著行動辦公趨勢崛起,行動裝置已經成為不少外勤人員的標準配備,如果視訊會議無法支援行動裝置,外勤人員將難以彈性即時參與、即時回報情況。

另外,在腦力激盪的會議過程中,用「心智圖」記錄討論內容,是近年極受歡迎的會議記錄模式;但傳統印象中,科技產品總是比較難隨手繪圖,或多或少限制了會議參與者在想法、創意上的展現。

由於遠距工作興起於通勤、外勤、跨國工作背景,因此,要解決遠距溝通問題,不能只靠硬體的更新,必須結合 AI 人工智慧技術,藉由打造智慧會議助手,解決遠距溝通難題。

人工智慧職場時代將來臨

未來十年,AI 人工智慧和機器學習將改變現有的會議商務模式,而 AI 人工智慧在會議的發展,將經歷五個階段。

在第一階段,AI 人工智慧雖然詞彙有限,但可聽懂「命令與控制」,幫我們撥打複雜的會議號碼,讓「參加會議」變成一件簡單事;第二階段,AI 人 工智慧可理解人類講話的「自然語言」,瞭解目前會議進行狀態,自動幫會議參與者發送郵件、檔案等。

進入第三階段,AI 人工智慧已經具備「理解語義和專業知識」能力,可以傾聽會議內容,從語言中分析人類說話的意圖;會議結束後,也會幫參與者分析會議重點。到了第四階段,AI 人工智慧已經可以全方面理解人類的非語言交流,聽懂會議中各種任務指派,幫參與者在會後進行合作、完成任務,成為名符其實的「智慧團隊成員」。

最後的第五階段,AI 人工智慧將跳脫單一會議團隊,成為凝聚不同團隊、具備企業戰略智慧的「機器人老闆」。此時,AI 人工智慧將意識到公司發展的目標,不只能理解單一會議內容,也能挖掘電子郵件或聊天等社交網絡數據,甚至分析公司員工個人技能,透過掌握團隊中的人際關係,改善公司業績。

市面上多數人工智慧會議系統,通常只進展到第二階段,而思科 Cisco 已經朝第三階段邁進。為了解決遠距溝通難題,思科 Cisco WebEx 視訊會議軟體結合 AI 人工智慧和機器學習,可進行語音識別、理解自然語言、答覆問題、管理對話等,也可透過人臉識別,確認身份、統計會議參與人數、發言者跟蹤,以及抑制噪音。

科技,終將回歸人與人的溝通

視訊會議,是遠距工作重要的溝通協作橋樑,若科技能降低遠距溝通門檻,則能打破溝通的地理疆界,無限延伸我們的想像力和創造力。

思科 Cisco WebEx 視訊會議軟體期望透過 AI 人工智慧,打造一個全新型態的會議室,讓協作過程更簡單。參與會議者不需要撥號,可以一鍵入會,透過語音輕鬆控制會議的開始和結束,彷彿擁有一個  AI 人工智慧會議助手。而在行動辦公趨勢下,無論參與者在何時何地、拿著何種設備,都可以保持會議同步。

會議期間,參與者的想法也不再受限於白板上,可在智慧會議白板的螢幕上,直接描繪圖像、記錄會議內容;當會議結束,所有內容也都將自動存儲在雲端上,讓協作成為一個更輕鬆的過程。

為提升視覺,思科 Cisco WebEx 也正在發展 AR、VR 技術,未來會議參與者更可以在虛擬電子白板上進行互動、溝通,強化現實和遠端協作者的參與感。

AI 人工智慧可降低溝通門檻,讓「協作」不因外部科技問題影響,幫會議參與者打破地理疆界。思科 Cisco WebEx 視訊會議軟體透過 AI 人工智慧技術,聚焦遠距工作中的「溝通、互動」本質,提升團隊協作的戰鬥力。

科技,終將回歸人與人的溝通;而科技的創新選擇,則由你定奪。

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