【Gipi 數位思維】為何人人都該培養商業思維?因為可以避免無效溝通!

數據分析力與行動策略力是有效弭平組織位階與專業領域落差的關鍵知識;而開發敏捷力則讓我們從開發團隊敏捷,走入全組織敏捷;定位產品力則讓我們更加具焦於關鍵與正確的任務上。
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這些年來,頻繁且大量的與各種不同領域、位階、背景、行業的人溝通,也參與過數百個專案的日常溝通。一件事情能否高效完成,仰賴的就是溝通,由其是跨部門專案,溝通的重要性更是不言而喻,大家都懂得這道理,但真的做得好的人實在太少,我認為關鍵點在於:多數人並不具備與不同背景的人溝通的能力。

溝通時,大家的觀點都不同

做業務的,不會理解研發,做研發的,也不會理解業務,彼此之間總有許多誤解與糾葛;基層員工不理解主管,主管不理解老闆,老闆更不明白為何員工總是跟他站在對立面,彼此間的壁壘愈來愈大,在解決問題與確認需求時,往往需要反反覆覆多次,並一再討價還價,歷經多次修修改改,才心不甘情不願的妥協於一個雙方可接受的版本。

其實雙方的角度(老闆 VS. 員工、業務 VS. 研發)、知識領域(銷售、技術)、承受的壓力(業績、專案)本來就不同,考量點就很難完全趨於一致。我原先認為這是一種很自然的現象,直到近三年我投身互聯網企業,公司的推進速度飛快,為了讓決策更高效,為了讓專案做錯重來的機率降低,也為了讓公司整體的業績能一路倍增,我興起了從根本解決這個問題的念頭。

先將造成差距的根本原因找出來

如果,能讓所有人的溝通都拉到同一個水平線上,那一定會很高效,但問題是那條水平線是什麼?又要怎麼做到呢?在 2016 年,我花了幾天的時間構思了一個基本架構,如下圖:

 

 

我先初步把公司內部人與人溝通過程最常出現落差的原因歸因於兩個層面。一個是組織位階,愈高層的老闆,通常愈是策略思維與經營導向,而愈基層的員工,通常愈偏執行與作業思維;一個則是專業領域的差異,功能部門諸如業務部、行銷部、客服部,他們通常著眼於解決面對業績、客戶時所遭遇到的問題,並依此提出他們的需求,這些需求多半是單一功能,而接收需求的研發部門與功能部門通常形成一種極端,會希望找到問題的共性,並系統化、根本的解決問題。

舉一個實際案例來說,如果工程師 John 跟業務經理 May 兩人之間在溝通一個需求,兩人之間顯然就具有明顯的組織位階與工作職能的差距,遭遇銷售問題時,業務經理考量業務管理制度的改進,而工程師則思考在技術上如何排除這個問題,並避免再次發生,兩者的角度都沒有錯。但思路不同,解法不同,所需的時間不同,結果也因此不同,彼此的溝通常常就是無效率的。

即便是與同為研發部門的工程師與高階主管間,一樣存在組織位階差距,以及相對較小的工作職能差距,畢竟高階主管偏管理,也不見得熟悉目前的技術,因此彼此間仍存在一定的專業領域差距。

這些差距就是造成雙方溝通無法在同一水平線上的關鍵原因。那麼,消除落差的方法是什麼呢?我當時的作法是訓練研發部門的同仁要具備「商業思維」。

消除落差的方法:建立商業思維四力(ASAP)

商業思維的基本構想,是要讓團隊成員更熟悉公司運作、企業經營的本質,以及公司策略,藉此能弭平基層與經營層之間因為組織位階造成的資訊差距,同時也讓同仁跨越研發的邊界,更多的去接觸功能部門,包含流程、制度、日常工作,甚至開始要求他們要學習業務、行銷與服務相關的知識,接此縮短彼此的專業領域差距。

我在公司運作了一年多,成效頗豐,離開公司後,我進一步將過程中傳達的觀念與知識彙整成商業思維四力,分別是數據分析力、行動策略力、開發敏捷力與定位產品力。

數據分析力(Analysis)

我從公司的財務面開始談起,告訴大家收入、成本與現金流,內容涵蓋了固定成本、變動成本、毛利、淨利等基本觀念,並進一步拆解了收入結構,大家就很清楚公司靠什麼賺錢、哪種商業模式的獲利最佳?接下來,繼續拆解成本結構,明白了錢都花在那些地方、哪些地方在浪費錢?最後,拆解客戶結構,大家更清楚哪些族群的客戶最忠誠,貢獻了最多的業績。

接著,我會進一步提到提升業績的方法,先簡單說明客戶分群、分級,精準行銷、交叉銷售、客情維繫、通路管理、轉化率優化等概念,並告訴大家怎麼從數據中去找出經營的問題,例如業績未達成的原因,名單轉化率下降的原因等。

我告訴大家,這些都是從數據中能反應出來的,也是研發部門能產生巨大價值的地方,我也會順口舉幾個案例來說明數據化管理有價值的地方。

說完這些,大家就會很快的清楚公司的運作機制,也了解為什麼老闆常常掛在嘴上的都是那些事。我後來發現,其實不僅研發與後勤人員對上述觀念陌生,連業務、行銷人員也是一知半解,我想我有必要去普及這些知識,讓所有的同事都有數據的分析能力。

行動策略力(Strategy)

我最常問研發人員:「你知道這專案怎麼來的嗎?為什麼而做嗎?」

其實我問的就是策略。在做策略規劃時,往往都是一群高管聚在一起,討論出策略,接著就定行動方案,而這些行動方案就化為一個個的專案分派到各個部門去。但如我前面所說,高管們熟悉策略與經營,但已經脫離一線工作太久了,他們訂出來的行動方案真的能解決問題嗎?

坦白說,錯誤的機率非常高。

他們當然不是故意的,而是因為專業領域與組織位階差距造成的誤判。如果,承接需求的人沒搞清楚要解決什麼問題,就貿然投入去做,最後的結果往往可想而知。

我之所以在談行動策略力前先講數據分析力,是因為兩者本來就有先後關聯。在此我一樣拿了三國志當案例,如果你手邊有這樣一張儀表板,你除了對公司的狀況一清二楚外,你也很清楚每個數字代表的意義,此時的你,還會容易做錯決策嗎?不會的,就我的經驗裡,我認為多數的錯誤決策往往是發生在對現況與目標的認知不足,而造成認知不足的關鍵原因之一就是沒有充分的數據。

因此,在行動策略力中,我先透過三國志讓大家回想數據分析力,公司經營會看哪些指標?這些指標的相關數據是否具備?拆解到每個部門時又看哪些指標?數據呢?先讓大家把儀表板給描繪出來。

接著我以平衡計分卡去引導大家思考策略產生的過程,從公司年度目標到財務、客戶、內部流程、學習成長等四個構面的策略生成,並逐一將行動方案給設定出來。

目標策略行動方案的過程,就是我要大家思考的,所有的行動方案或專案,一定都有對應策略與目標,搞懂了策略,就不會輕易做白工。

延伸閱讀:【Gipi 數位思維】談商業數據管理的重要性-以三國志為例

開發敏捷力(Agile)

企業環境多變,有愈來愈多的企業都開始強調敏捷,公司成長速度快,面對的挑戰與需求的多變性也大,敏捷本就是必須,當時我僅僅強調幾個觀念,快速交付、試錯、迭代,我們首先將這些觀念運用在專案工作上。

第一個動作,先花很少的時間提供臨時解,供緊急應變使用,解法可能是提供小工具或者透過其他 workaround 的方式處理,並在相對短的時間內(可能是 3-5 天)先提供局部解,減緩大家面對問題的壓力。

緊接著,將專案從大拆小,一個原先半年的專案可能會被拆成 4-6 個階段,而每個階段都可以獨立成一個專案,都可以獨立交付。當專案顆粒度變小時,交付的頻率提高了,調整順序的彈性變大了,也大大減輕了等待的痛苦。

後來我們更將這樣的觀念推廣到其他部門,當需求部門提出一個功能需求時,我們先跟他們一塊梳理流程,並用人工或其他方式先打造第一個 MVP(Minimal Viable Product),藉此加快驗證。當時的思路是,人工雖然無法處理大批量的事情,但優點是變動速度快,早上談好,下午就能改了。而這些經過人工驗證的 MVP,進入系統開發後就十拿九穩了。

業務部門之所以願意配合我們這樣做,是因為我們已經有了分析力跟策略力的支撐,明白他們要解決的根本問題是什麼,彼此已經能站在同一條陣線上。

定位產品力(Product)

相較於一次性的專案,我更希望所有成員都能具有產品思維,做一件事,應該要思考這件事能否同時運用在其他系統、流程上;今天做了這個功能,對整體系統的幫助是長期還是短期的,會不會解決了局部客戶的問題,卻造成多數客戶的麻煩。

我希望大家思考的點有三個。首先是定位,那些東西應該做在系統裡,應該形成規範,但那些東西應該以專案或人工的方式做單點處理,這之間評估的準則很簡單,就是定位。什麼做,什麼不做,這是做產品的基本。

接著是優先級,根據優先緊急程度將所有的需求做好排序,以高價值者優先處理。

最後則是複用性,這功能做了,有多少客戶會用到?用在線下的功能,能否也給線上使用?銷售流程的設計,能否讓招募流程也借鑑呢?

定位、優先級、複用性,當搞清楚這些,你會知道產品該往什麼方向走,也會知道如何與需求單位溝通。

結論

數據分析力與行動策略力是有效弭平組織位階與專業領域落差的關鍵知識;而開發敏捷力則讓我們從開發團隊敏捷,走入全組織敏捷;定位產品力則讓我們更加具焦於關鍵與正確的任務上。

商業思維四力,分享給大家。更多相關內容,也歡迎參考我的知識訂閱 《職涯躍升的關鍵 24 堂課》


搶救氣候變遷下的弱勢兒童!世界展望會「緊急回應、調適、減緩」三階段救援

世界展望會正在搶救極端氣候下的脆弱兒童。幫助孩子脫離困境,重拾健康的成長生活,也是多一份讓地球恢復蓬勃生機的力量,不讓下一代的孩子再度成為氣候難民。
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Photo Credit:世界展望會
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15 歲的安哥拉女孩卡佛(化名),為了養活自己和母親,不得已只好以販賣肉體的方式賺取微薄收入,有時候不安好心的男人甚至只給她新台幣 30 元不到的酬勞,根本難以換取一餐溫飽。卡佛和母親時常一整天沒有食物吃,甚至只能摘樹葉糊口,和她一樣受氣候變遷逼迫,導致難以維持生計的孩子不勝枚舉,他們正和卡佛一樣煎熬,為了求生存,不得不做出他們本不該面臨的抉擇。

極端氣候、溫度上升、不穩定降雨和降雪,這些氣候變遷不只為地球環境帶來浩劫,也讓無辜的弱勢兒童為人類共業承擔慘痛代價。事實上,兒童是對氣候影響最小的族群,卻是氣候變遷下的最大受害者,面對這樣不公平的困境 ,世界展望會積極在全球各地展開救援行動,幫助兒童脫離氣候災害所帶來的生命威脅。

氣候變遷正為兒童帶來重大危機!我們應該採取的行動是?

在氣候變遷下,首當其衝的不只是環境,還有因為缺水、缺糧而衍生的健康問題,甚至是安全與生計都備受威脅。因為營養不良和衛生環境不佳,弱勢兒童生病的機率大增;再者,極端氣候恐毀壞家園,並導致社區間強奪資源、產生衝突,而為了維持生計或尋找資源,孩子將被迫遷徙,在動盪不安的環境下,不只難以安心接受教育,遭家暴、人口販運、或被迫成為童工、或童婚的機率也將大增。

世界展望會長期以兒童為中心,進而改善周遭社區,因此眼看氣候災難正不成比例加重最弱勢族群的負擔、波及兒童的諸多權利,世界展望會更加積極以兒童為焦點展開一系列因應作為,不只挽回兒童的生命,也希望能保護人類與共有的地球。

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因應氣候變遷的三階段:緊急回應、調適、減緩

氣候變遷為各地帶來的衝擊,其實際災害嚴重與緊急程度各有不同。為了更有效率的因地制宜,世界展望會主要透過三大策略進行救援,分別為:緊急回應、調適、減緩。

  • 緊急回應|拯救尚比亞受乾旱之苦的農民

在尚比亞南部省(Southern Province),當地以農業為大宗,居民多以自給自足或商業農業為生。然而,由於近年降雨不足、嚴重乾旱,即便是經驗豐富的農民都難以生存。對此,世界展望會提供蒙澤(Monze)地區 700 個家戶所需的緊急物資,包含救命糧食和種子,曼迪一家也是受益者之一。這些家庭收到了 40 公斤玉米粉、5 公斤玉米種子、和 5 公斤豇豆,除了脫離缺糧險境,在世界展望會的農業訓練專案輔助下,當地農民也能學習因應乾旱的新農法,逐步自立。

Photo Credit:世界展望會/世界展望會提供尚比亞地區的糧食救助包,其中也包含種子。農民曼迪說:「收到這些豇豆種子讓我安心不少。我拿種子去耕作,而收成結果實在太棒了,作物長得很好,熟成度也剛好。」
  • 調適|孟加拉氣候智慧農耕技術

在孟加拉西南沿海,該地區經常遭受旋風、潮汐、洪水和乾旱的襲擊,而土壤鹽鹼化、土質積水和過多的耕地被轉化為蝦養殖場等人為問題,促使農民的生活變得更加困難,許多家庭無法負擔健康的糧食,兒童更被迫面臨營養不良的窘境。對此,世界展望會在孟加拉展開糧食安全計畫,為農民提升氣候變遷意識、培訓智慧農耕技術、實施自然資源管理,讓農民能跟著氣候調適,學習永續生產方法並提升市場價值,加強當地應對災害的生計韌性。

Photo Credit:世界展望會/Sobita Sarder 家中的農地荒蕪,全家僅靠丈夫打臨工為生。後來她接受氣候智慧耕作技術培訓,成為了社區的農民領袖,她的有機農場不只足夠餵飽家人,也有剩餘收成可在市場上出售,增加收入。而她 9 歲的女兒 Pryanka 也減少因為營養不良而生病的頻率。 
  • 減緩|為波士尼亞植樹綠化

改善氣候變遷不只治標,也要治本。世界展望會減緩氣候變遷的行動,包括:帶動環境保護教育、植樹綠化、推動綠能科技、推行農民管理的自然復育法⋯⋯等。在波士尼亞,世界展望會與當地學校合作綠化運動,共有 150 名兒童及青少年參與,在 5 個地點植了 200 多棵的樹苗;種植樹木不僅有助於淨化空氣,更能讓周邊的農業用地增加土壤肥力和水土保持,增進整體生態功能系統。

Photo Credit:世界展望會/參與植樹綠化的波士尼亞學生,不只在課堂上學會環境保護的概念,課堂外還能透過種樹實踐。

搶救氣候變遷的無助受害兒童,讓孩子也加入環境保護行列

重視氣候變遷對兒童帶來的影響,不僅符合聯合國《兒童權利公約》的四大基本要旨:維護兒童的生存權、發展權、參與權、受保護權,讓兒童安心健康地成長,也讓孩子有機會加入環境保護的行列。

根據世界展望會從 12 個國家、121 位兒童與青少年的看法調查,其實大部分兒童(88%)對氣候變遷議題有高度意識、了解其影響性,也親自目睹與感受到氣候變遷帶來的挑戰。更可貴的是,有 94% 的孩子願意採取行動,不希望被當成是無助的受害者,而是想成為有能力的改變推動者。因此,在世界展望會的救援計畫中,基於相信兒童與青少年是有能力的行為改變者,所以也願意賦予兒童參與保護地球環境的權利。

搶救極端氣候下的脆弱兒童,讓孩子有機會脫離困境,重拾健康的成長生活,也是多一份讓地球恢復蓬勃生機的力量,不讓下一代的孩子再度成為氣候難民。未來的一切盼望,始於現在所付出行動;加入世界展望會兒童資助計畫,展開氣候變遷下的人道救援,為孩子的生命帶來改變。

我要搶救極端氣候下的脆弱兒童!立即了解世界展望會兒童資助計畫