除了Social,Google+可以Collaborative嗎?

以Google+ 的Circle為起點,結合Google Apps的協同工作工具,必要時Google+的Hangout進行視訊(語音)會議即時溝通,目前的產品設計,其實已經可形成一個滿足中小企業與新創公司大部分需求的協同工作平台與訊息整合中心。Google+是否會朝協同工作的方向開發,以及整合Google Apps等相關工具,這是個未知數。但經過這幾年的經營,Google的一大利器就是Google Apps,以及廣大使用Google Apps的SOHO與中小企業客戶。所以由企業服務的角度開發適合企業使用的Google+,整合企業已經習慣使用的Google Apps,應該不失為一個Google+要與Facebook競爭,或與Facebook有差異化(講競爭太沈重的話)的切入點!
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(Google+與Google Apps 合成圖)
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(Google+與 Google Apps 合成圖)

 

這幾天大概讀者都籠罩在一片 Google+ 的大雲下,已經受邀啟動服務者,開始玩他的功能;還拿不到邀請者,頻頻找朋友或方法要一個;而 Google 這次釋出 invitations,走走停停,也釣足胃口。

Inside 的作者們即時且親身體驗的連續兩篇相關文章,Mono 的"Google+測試版 開箱文,谷? 歌牌社群網站 " 與 Lawacne 的"愛上 Google+的 5+1 個理由 ",按" 讚" 數一天不到快速地超過 1k(截至目前為止,後者已經突破 2k),可預見 Google+受讀者關注的熱浪,還會隨著未來 Google 釋出邀請與更多人使用而持續高漲不退。因為上述兩篇佳文已經把 Google+的主要功能介紹得很仔細,所以若再介紹 Google+是多此一舉,筆者想由不同的角度來看 Google+:

Google+不論 Google 是否極力想撇清與 Facebook 的 competition,但不可否認的,Google+的骨子裡就是 Social,這是 Google 進入 Social network 相當重要的一役。但除了 Social 之外,還有其他的可能性嗎?

筆者日前在台灣創業,team members 主要在台北,但筆者大部分時間是在 San Jose,所以筆者非常需要一些工具,盡量與台北的 team 可以有效的溝通。最主要的兩個工具為使用 Basecamp(付費) 來管理專案,以及利用 Skype 來開會 (語音或視訊會議)。

而最近發現使用 Facebook 的 Group 來作 debug 的 tracking 也很方便,一個 bug 一個 post,team members 都可以在同一個 post 上回應意見與更新 debug 進度。上述除了 basecamp 需要付月租費 (美金$24),其餘皆免費,這對一個新創公司來說,可以把有限的資源 ($$) 運用於團隊的建立與核心產品的開發,又可以有效地進行內部的溝通,幫助很大。

上述這些工具,雖然已經算便利,但需使用不同平台,不同軟體,且其中的各種訊息無法集中於一處呈現方便搜尋與追蹤。如果有一個平台是可以包含這些服務,統一訊息流,就會更方便。 而 Google+一出現,筆者其實第一個於腦中閃過的想法就是,Google+可以成為 collaboration 的平台嗎?

Google Apps 已經提供中小企業與新創公司好用又免費的協同工作工具,如 Gmail,Google Calendar 與 Google Docs 等。相信讀者中已經不少人使用 Gmail 來設立公司的 email accounts。而 Google Calendar + Google Docs 基本上已經可以達到專案管理的目的 (當然功能與操作上略遜於專業的 Basecamp)。這些協同工作工具上的內容與文件的分享,通常是透過 email 或者 URL。如果將 Google+ 的 Social( 更容易" 溝通分享" 的 DNA) 與 Google Apps 的 Collaboration 進一步整合,會產生什麼火花呢?

如下二圖,筆者測試了於 Google + 的 team Circle 中分享 Google Docs 與 Google Calendar(兩者皆設定以 URL 的方式分享),都沒有問題。

circle and doc
Share Google Docs in a Google+ Circle

 

Share Google Calendar in a Google+ Circle
Share Google Calendar in a Google+ Circle

所以目前即便 Google+尚未整合 Google Apps(未知數),也可以如上述的作法 陽春地 於 Google+ 的 team circle 中,team members 於同一個 Post 針對某一個文件或者某一個 Project (一個 Google Calendar 可以對應到一個 Project,Calendar 中的 Events 可以夾帶 Google Docs 的附件),以增加 Comment 的方式進行討論,更新與追蹤。

而從另一個操作的角度來看,若 Google+與 Google Apps 能整合,例如於 Google Calendar 與 Google Docs 的分享設定,將可以很方便地分享給 Google+的 team Circle,如以下的示意圖。

Google Docs sharing settings with Google+ Circle
Google Docs sharing settings with Google+ Circle

或者 Google Calendar 中的 Event reminder 可以多一項 Google+的 Circle,將 reminder 的訊息於設定的時間直接顯示於 team Circle 的 Post 中提醒 team,如下示意圖。

Google Calendar Reminder with Google+ Circle included
Google Calendar Reminder with Google+ Circle included

 

Google+中另一個可成為協同工作的功能,就是 Hangout(這邊有詳細的技術分析 )。多方視訊會議主要的用途是發生於商業行為上,這也是為何 Skype 會於企業服務產品中推出 付費的多方視訊會議服務Hangout 可以很方便地對一個 Circle 進行多方視訊會議 ,若沒有視訊的必要,參與者可以於 Hangout 的功能列將視訊關閉,只進行語音的溝通。也可以利用 Hangout 中的 Chat 功能於視訊 (語音) 會議中傳文字訊息 (這麼忙?)。這基本上也滿足了中小企業的視訊 (語音) 會議的需求了 (這也是知名 Blogger Om Malik 會說 Google+不會影響 Facebook,但 Skype 可能會不爽的原因吧 )。當然,若 HangOut 也能整合 Google Apps,比如說可以讓視訊會議者看到同一份簡報 (如下圖示意),協同工作的能力就更強了。

 

以 Google+ 的 Circle 為起點,結合 Google Apps 的協同工作工具,必要時 Google+的 Hangout 進行視訊 (語音) 會議即時溝通, 目前的產品設計,其實已經可形成一個滿足中小企業與新創公司大部分需求的協同工作平台與訊息整合中心 。Google+是否會朝協同工作的方向開發,以及整合 Google Apps 等相關工具,這是個未知數。但經過這幾年的經營,Google 的一大利器就是 Google Apps,以及廣大使用 Google Apps 的 SOHO 與中小企業客戶。所以由企業服務的角度開發適合企業使用的 Google+,整合企業已經習慣使用的 Google Apps,應該不失為一個 Google+要與 Facebook 競爭,或與 Facebook 有差異化 (講競爭太沈重的話) 的切入點!

 

 

 


重返實體辦公室,然後呢?即時彈性協作成新常態,掀起數位辦公 2.0 新浪潮

後疫情時代全球掀起數位辦公 2.0 新浪潮,集實體及數位於一身形成新常態。為此,Google Workspace 整合旗下服務打造即時彈性協作的工作環境,並舉辦六堂虛擬工作坊系列課程,帶您了解如何因應新工作模式需求提升生產力。
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全球疫情瞬息萬變,許多公司現已回歸實體辦公室上班 ,但先前居家遠端辦公時期所建立的工作模式,是否便就此解除、一切歸零?事實上,部分公司在重返辦公室後,仍沿用混合辦公模式,一方面可保持遠端工作彈性以因應多變疫情,另一方面則可保留數位辦公的優勢:即時彈性協作。現在是非常好的時機,可進一步檢視實體及數位辦公各自的優缺點,並整合最適合自己公司的工作模式。

即便團隊已回歸實體工作崗位,但過去數位辦公的影響並非全然消失,可能會適時沿用視訊會議、雲端表格協作等溝通管道,而非全然回歸原先傳統工作模式,反而較符合「混合辦公」的定義。因此,如何讓這種新常態可長期、穩定且無縫地運作,成為所謂的「新常態」,便是現今公司數位轉型所面臨的重要課題。

因應後疫情時代的工作型態需求及發展,Google Workspace 集結 Gmail、Google Meet、Google 簡報、Google 文件及 Google 試算表等眾多雲端辦公室應用程式,於今年推出許多新功能,讓團隊協作更加流暢無阻,即便在異地遠端辦公也能享有實體辦公室上班的便利性與確保資訊安全。團隊工作模式不斷改變,遂掀起數位辦公 2.0 新浪潮,Google Workspace 協助企業迎向即時彈性協作的新時代。

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從原地工作、異地遠端到原地遠端:團隊工作模式大洗牌,數位辦公其實沒有想像中遙遠

提及「數位辦公」,許多人可能會想到居家工作或遠端辦公。但若從最根本的觀念探討,數位辦公係指透過數位平台或即時協作工作環境,突破傳統辦公模式中的時間及空間隔閡,讓有權限或相關負責人員,可隨時推展及監控進度。進入後疫情時代,大家對於「數位遠端」工作的想像,也有了重大突破。

回歸實體辦公室後,若沿用「彈性即時協作」的遠端工作模式,也算是數位辦公轉型的一種,因為同事之間的溝通及工作狀態,已由傳統的「原地工作」,變成「異地遠端」,如今又轉變成「原地遠端」型態。團隊可能待在實體辦公室、同一個屋簷下工作,但採用的是視訊會議、雲端共同協作等異地遠端型態,集「實體」及「數位」於一身,形成「原地遠端」的新模式。

透過 Google 簡報、Google 文件 及 Google 試算表等協作程式,各團隊可同時在線上編輯文件或提出修改建議,不必再等待各個窗口單獨編輯並儲存檔案,然後再轉交給下一個窗口,因而省下大量等待、傳輸及溝通時間,而且沒有跨裝置、跨版本之間的相容問題。這些都是數位辦公的基本精神。因此,數位辦公並非如大家想像那般遙遠。

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而數位辦公最大的優勢之一,便是打造即時彈性協作的工作環境,現今全球局勢改變甚鉅,居家辦公、隔離、跨時間及空間協作等儼然成為日常,「上雲」或透過雲端執行跨部門任務,有助於節省工作時間及心力。即便團隊都待在實體辦公室或同一個空間工作,若採用數位辦公,亦可大幅減少等待及協調等工作時間。

Google Workspace 首重資安,確保數十億使用者帳戶安全

近年來,疫情造成的轉變對生活影響深遠。接下來,我們需要回頭檢視,最初在倉促之下打造的疫情應對工作模式,如今是否有需要調整或改善的空間。若談及數位辦公,資訊安全是極重要的一環。許多人基於資訊安全考量,一再延後數位辦公轉型時程。若要在多個時區、地點或多份文件檔案之間打造即時協作環境,便須確保有穩健資訊安全基礎。

Google Workspace 採用零信任原則、資料防護、加密及端點防護等重點措施,讓使用者可在更安全的線上環境裡工作,而 Gmail 更可阻擋超過 99.9% 的垃圾郵件及釣魚訊息。我們的系統在遇到網路攻擊時,會學習並分析每次攻擊的細節,了解攻擊方所採取的手法及行為,讓我們可以預測並阻擋新攻擊,進而保護使用我們產品的數十億名用戶。

隨著遠端及多地點協作需求量暴增,頗具創意且心意堅定的網路攻擊者,紛而鎖定可能有資安漏洞危機的共享文件檔案。我們會持續提升釣魚及惡意軟體的防護機制,並守護 Gmail、Google 簡報、 文件及試算表等共享文件的安全性。使用者在存取或編輯 Google Workspace 協作平台上的共享文件時,若檔案內含有釣魚連結或惡意軟體,使用者將會收到自動發送的警告訊息,並會提供相關指示,引導用戶確保自身帳戶安全。

Google Workspace 虛擬工作坊系列課程,以跨裝置無縫接軌體驗打造永續經營混合協作模式

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現代工作型態不斷創新,而各裝置及地點之間轉換時的無縫體驗,更是打造混合協作模式的關鍵。Google Workspace 持續探索有助於團隊互動、建立及協作的方式,在聲音、視訊會議,以及即時協作空間領域力求突破創新,支援各團隊的混合工作需求,減少不同工作模式之間的磨合時間及成本,並在維護及運用多平台協作時,將資訊安全風險降至最低,打造無縫接軌絕佳體驗,建立一致性且高相容性的溝通模式,進而創造可永續經營的混合工作模式,讓所有員工可在任何時間及地點,打破版本及裝置之間的不便及限制,享受共同協作的優勢,進而拿出最佳表現。

面對數位辦公 2.0 浪潮,Google 團隊將於 8 月 12 日至 9 月 16 日期間,舉辦六堂 Google Workspace 虛擬工作坊系列課程,帶您了解如何因應新工作模式需求及轉換,進而運用 Google Workspace 提升生產力 ,並與所有人保持密切聯繫。機會難得,千萬不要錯過!

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