一例一休薪資工時計算太繁瑣?104 企業大師大改版,讓中小企業無痛適應

各位讀者,您清楚一例一休施行過後,到底對目前薪資計算產生哪些影響?如果再加上變形工時例假可另外約定、超過 46 小時稅另計等等其他因素,光是幫算員工薪水,就會讓人資、會計甚至是經營者一個頭兩個大!對「校長兼撞鐘」的中小企業或新創企業是一大負擔。
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各位讀者,您清楚一例一休施行過後,到底對目前工作產生哪些影響?哪些日子是休息日,哪些日子是例假日?如果在工作日、休息日加班,加班費又該怎麼算?一例一休是目前政府推行的勞動改革政策,主要概念是讓勞工一週內有一天的例假(強制休假)與一天的休息日,後者保留彈性加班的空間,以確保勞工有足夠的休息時間。

一例一休可說是過去勞基法與「週休二例」之間的折衷辦法,在保障勞工權益與衝擊台灣產業之間的平衡有待時間觀察,在此不多述;不過對許多人來說,一例一休真正麻煩的反而不是假休不休,而是「什麼時候算例假」、「加班費該怎麼算」所帶來的繁瑣問題。為了解決這些痛點,104 洞見台灣中小企業需求,設計推出「企業大師人資管理」平台,特別針對一例一休進行大改版,想透過好工具保護員工與企業雙方的利益。

您知道一例一休總共有 5 種加班樣態,8 種算式嗎?

先來看看現今加班費的數種方式:一般工作日加班,前兩小時算 1.34 倍工資,之後給 1.67 倍;休息日加班未滿 4 小時以 4 小時計,加班前兩小時 1.34 倍,之後 6 小時 1.67 倍,又超過 8 小時再算 2.67 倍;例假日還分有無天災的合法或不合法加班算法,以上再加上國定假日 / 特休假等等,總共有 5 種加班樣態、8 種算式。

看到這裡,如果不是企業主或是專業人資,應會驚呼怎麼如此複雜吧?位於企業大師開發核心,104 人資學院副總林俊宏博士就表示,如果再加上變形工時例假可另外約定、超過 46 小時稅另計等等其他因素,光是幫算員工薪水,就會讓人資、會計甚至是經營者一個頭兩個大,對「校長兼撞鐘」的中小企業或新創企業是一大負擔。

「一例一休施行之前,有許多規模 10-30 人的中小企業,靠 Excel 就可以幫員工算薪水、年底申報所得稅;我們統計過,平均一位中小企業擔任人資工作的員工(可能也身兼會計等多職)每個月要花 2.5 工作天幫同事算薪水,算出勤 2 天,一般人事管理也要花 1 天;加上調保、特休結算等年度工作,一年要花 74 工作天處理這些事。如果還負責流程與制度設計的工作,平均還要加上 45 天。」林俊宏博士說道。

一例一休施行之後,算式變複雜多了,每個人排例假時間也不同。大公司或許有專業人資、會計部門解決這個問題,很多中小企業、新創公司當然對一例一休樂見其成,也非常遵守勞動法規;但一例一休卻大幅增加了人資、會計的工作量。

完整系統化,企業大師讓中小企業、新創公司「無痛適應」一例一休

因此,104 人資學院投入 30 餘位工程師,歷經前置與後續調整,前後後後約三個月改版企業大師,要讓中小企業、新創公司能「無痛適應」一例一休。只要自行設定休息日、例假日,系統就能自動對應當天的加班費倍率;若工作有雙週或四週變形工時的需求,排班系統也會依設定,自動檢查員工是否遵守一例一休或變形工時。休假部分,企業大師也會幫公司與員工預設符合勞基法的特休假規則。

林俊宏表示,一例一休對餐飲門市服務業,以及傳產製造業這兩種需排班的產業衝擊最大,前者大多分成中午/晚上兩段班,中間再插入兩點到五點的休息時間,但每間店規定又不太一樣;後者也做早班、晚班、大夜班。若要把這些因素都考量進去,其複雜程度非常容易出錯。而且現在勞動意識抬頭,很多員工收到薪資條會逐筆核對;如果財務人員算錯卻忘記調整,年底申報就對不起來,非常痛苦,也不是 HR、會計自己掏錢出來就能解決的事。

一切讓系統自動化處理,就能大幅降低 HR、會計的負擔。據 104 統計,導入企業大師人資管理後,前述薪水計算等工作時間都能大幅降低,每月只要花 0.5 天算薪水、0.1 天算出勤跟人事管理(全都簡單按幾個鈕)。

人資資料更安全、更透明,也更好「用」

同時,企業大師也為公司後台設計了「自動勞檢提醒」功能,只要公司在加班給薪、工作時間或員工保險等管理制度有問題,系統就會自動偵測並提醒公司已違反勞基法;在新聞上常見幾萬、幾十萬的罰金對大公司不痛不癢(有專屬的勞動風險管控表),但對需錙銖必較的中小企業可是重傷,更不用說可能賠上公司名聲。

外勤人員或是在不同縣市都有據點的小型公司,就很適合用企業大師 GPS 線上打卡代替實體卡鐘,不僅省一筆預算,也能節省人資花時間彙整卡鐘資料的功夫。此外,像提升員工工作效率的會議預約、知識管理跟專案管理,甚至是 GPS 線上打卡與辦公用即時通訊等功能,企業大師也一應俱全。企業大師也會完整匯集大數據,讓中小企業在資料安全無慮的狀況下,達到「資料驅動決策」(Data-Driven Decision)的管理目標。

「台灣其實有點濫用責任制了,」林俊宏說,「法規原本就對責任制有嚴格規定,必須在員工合約內明白標示責任制,而且還要送主管機關審定;我們希望企業大師不只能幫助台灣中小企業兼顧勞資雙方權益,也想透過各種好用的管理功能,成為中小企業組織內部有效的潤滑劑。」

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