總覺得時間不夠用?Elon Musk 的 10 個生產力訣竅

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REUTERS/Joe Skipper

原文 為《Top 10 Elon Musk Productivity Secrets for Insane Success》,經 合作媒體 36Kr 編譯

這個夏天,我拜讀了《Elon Musk: Tesla, SpaceX, and the Quest for a Fantastic Future》一書。這是一部很精彩的作品,詳細介紹了我們這個時代最偉大的夢想家之一,埃隆·馬斯克逐夢道路上的跌宕起伏。除此之外,從這本書中,我們還可以瞭解馬斯克推崇的職業準則以及他保持高效工作狀態、經營多家企業的秘密。

我認為大家也可以將他保持高效率工作的秘訣應用到我們的日常生活之中。以下就是埃隆·馬斯克保持高效生產力的十大秘訣,另外隨附如何在日常生活中應用這些秘訣的建議:

秘訣 1 一天的開始先處理關鍵的工作任務

埃隆·馬斯克同時擔任特斯拉、SpaceX 和 Neuralink 三家公司的執行長,顯然每天都有很多工作等待他去處理。也正是因為如此,每一天的開始,他都會先處理最重要的工作。這就意味著他需要先去回覆一些重要的電子郵件,因為只有得到他的回覆之後,其他人才可以推進下一步的工作進度。

通常來說,馬斯克會在早晨 7 點開始一天的工作,而回覆重要電子郵件這項工作至少需要半小時的時間。在這過程中,他會認真篩選郵件,剔除不重要的訊息,只關注那些急需解決的問題。用他自己曾在南加州大學畢業典禮上說過的一句話來形容這個特質最合適不過:

專注於訊號,而不是噪音。如果你要做的這件事沒什麼用處,那就不要將時間浪費在這件事上。

如何應用這個效率秘訣?

找出當天需要處理的最重要的工作任務,首先解決這些任務。這些任務應該是能對你的工作產生最大影響的一件事或者幾件事。例如:對我而言,最重要的任務就是寫出精彩的內容。所以,新一天的開始,我都會先坐下來,讓自己寫點東西。至少在寫出 1000 個單詞之前,我是不會起身處理下一項任務的。

那麼,你最重要的任務又是什麼?你可以利用 80/20 法則(又稱二八定律,最重要的事物只佔一小部分,約 20%,其餘 80% 儘管是多數,卻是次要的)來鎖定最重要的那些任務,並養成先處理這些重要任務,而後處理次要任務的習慣。

秘訣 2 利用反饋循環

對於馬斯克來說,每一天的日程安排都非常緊張,他經常處於一天要去往不同的工作地點工作這個狀態。因此,他也在不斷嘗試優化對於時間的利用。雖然他坦言自己沒有讀過任何關於時間管理的書籍,但就如何優化時間管理,他給出了自己的一些見解:

我認為創建反饋循環這個點非常重要,這樣你才會不斷思考自己做了什麼,怎樣才能做得更好。我認為這是最好的一條建議:那就是不斷思考怎樣才能讓自己做的更好,不斷地質疑自己。

馬斯克不僅會創建自我的反饋循環,也會尋求來自他人的反饋。他敦促企業家最好能參考外界的負面反饋,雖然一開始,這些負面反饋可能會讓你感到困擾,但通常,最終你都會受益良多。

為此,馬斯克也大力聘請各個領域能夠為他持續提供真實反饋的優秀人才以縮短反饋循環,因為這樣可以提高效率、推進各項事務更快地落實,並且不斷地完善產品。

如何應用這個效率秘訣?

馬斯克這個生產力秘訣的獨到之處在於它不僅適用於你的職業生活,也適用於你的個人日常生活。你可以將團隊人員召集到一起,徵求他們關於特定產品、功能、管理方式、業務流程或者目前你正在嘗試改進的任何對象的反饋。

不要告訴我你喜歡什麼,告訴我你不喜歡什麼。

當然,你也可以將上面提到的團隊人員換成你的朋友,同他們一起做這同樣的一件事情。雖然有些時候他們給出的負面反饋也不盡是正確的,但你要知道他們也只是想幫助你,都是出於善意。

秘訣 3 依據第一性原理進行推理

第一性原理是指一個無法從其他任何命題中推導而來的基本性假設,不能被省略或刪除,也不能被違反。第一性原理思維方式是指從物理學角度去看待世界,強調獨立思考,是用來解決複雜問題和生成原創解決方案的最有效策略之一。

馬斯克喜歡根據第一性原理,而不是類比(例如以前的經驗)來進行推理。因為這樣,他就可以從頭開始構建起他的推理:

你需要關注那些最基本的東西,並據此構建起你的推理,然後看你所得到的結論是有效還是無效。這個結論可能與人們過去所得出的結論相同,也可能有所不同。但是不論怎樣,能夠形成這樣的思維方式是有一定難度的。

接下來是馬斯克本人在解釋第一性原理時提到的一個例子:「火箭是用什麼製成的?宇宙級鋁合金,再加上一些鈦、銅和碳纖維。然後我就會產生這樣的疑問,這些原材料在商品市場上的價值是多少?事實證明,一艘火箭的材料成本大約是其平均價格的 2%。」

所以,馬斯克並沒有耗費數百萬美元去購買火箭,而是決定以低價購買原材料,並在自己的公司製造火箭。就是這樣,SpaceX 誕生了。

如何應用這個效率秘訣?

根據第一性原理來進行推理能夠迫使你採用不同的思考方式。第一性原理能夠幫助你找到問題產生的根本所在,你必須將這個問題拆分到基本元素層面。

要想應用這個思維模式,你可以遵循以下這三個主要步驟:

  1. 找到並確定當前的假設:遇到問題時,記下你對這個問題當下的假設。
  2. 將其分解到基本層面:找到問題最基本的事實或要素。用馬斯克的話來說就是:「將事情歸結為最基本的事實,這樣就可以說,‘好吧,我們所確定的事情是真的’然後再據此進行推理。」
  3. 創建新的解決方案:如果你遵循上述兩個步驟對問題進行瞭解構和剖析,那現在你就可以從頭開始創建新的解決方案了。

如果你想深入瞭解馬斯克關於第一性原理的思維和推理方式,那你可以參考《The Cook and the Chef: Musk’s Secret Sauce》一文,這也是我最喜歡的文章之一。

秘訣 4 採用異步通訊方式

從我們上文所提到的第一條效率秘訣你也可以看出,馬斯克更喜歡用他自己習慣的方式,也就是電子郵件和檔案形式來進行交流,而這兩種通訊方式都屬於異步通訊。用他自己的話說:

我喜歡電子郵件通訊方式。只要可以,那我會盡可能嘗試異步通訊方式,因為我真的很擅長通過電子郵件來進行交流。

他還通過使用一個匿名的電子郵件地址的方式,確保公司之外的人很難通過郵件聯繫到他。這也讓他更加專注於自己公司的一些實際性工作。

如何應用這個效率秘訣?

進步來自於專注和執行深度工作,這就意味著要盡可能地採用異步通訊和生活方式,將同事的干擾降到最低。以下是有助於你應用這個效率的三種方式(按難易程度排序):

  • 關閉電子設備通知:關閉手機、電腦和您使用的任何其他電子設備的所有通知功能。如果事情緊急,那他們會打電話找你。
  • 拒絕參與會議:除非這次會議有明確的議程,並且你對其有明確的預期,否則不必去參加會議。如果可能,採用電子郵件方式代替會議。
  • 遠程工作:嘈雜的公司辦公環境會讓你分心,而在家工作環境一般都比較安靜。如果公司不支援遠程辦公形式,那你可以要求擁有一間個人辦公室。

盡量降低日常生活中的各種干擾因素,只有這樣才能做出有意義的工作,取得進步。

秘訣 5 善於溝通

如果未來某一天,馬斯克不再忙著製造火箭或者是革新汽車工業,那你也可以在一個地方找到他,那就是電子信箱。他曾在一次會議上開玩笑說:「我寫了很多電子郵件,我非常擅長電子郵件這個交流方式,這是我的核心競爭力。」

馬斯克的電子郵件風格非常清晰、簡潔而直接。他經常會通過電子郵件方式向整個公司的員工傳達有關公司最新進展、如何溝通、公司願景和使命以及如何提高工作效率等方面的訊息。

只有當他們知道目標是什麼以及為什麼我們需要朝著這個目標努力時,他們才會呈現出更好的工作狀態。重要的一點在於要讓員工每天早晨醒來都期待著來上班並且享受工作狀態。

除此之外,馬斯克還非常擅長公開演講,通過自己真實的聲音將複雜的概念轉換為易於理解的語言。在談到未來願景之類的話題時,馬斯克通常會採用現在時態來進行描述,這是一種激發聽眾當下去感受未來的一種語言技巧。

如何應用這個效率秘訣?

據卡爾頓大學的一項研究表明,知識工作者平均每周有三分之一的時間是用在電子郵件上。也正是因為如此,電子郵件溝通方式才稱得上是一種藝術形式。

你既要保持簡潔的風格,又要準確、全面傳達出你想表達的訊息。因此,在一封電子郵件中,每一個字都很重要。以下是有助於你掌握電子郵件交流方式的一些技巧提示:

  • 保持簡短風格:如果兩句話就足夠表達清楚你的意思,就不要寫十句話。多加練習,找一封你沒有刻意刪減過的電子郵件,然後試一試在保持訊息傳達不受損的前提下將篇幅縮減到原來的一半。
  • 避免使用看上去囉嗦的詞彙:盡量不用「我感覺」、「我不確定」或者「也許」這樣含糊不清的詞彙,避免使用被動語態或者任何對你或者收信人來說都只是在浪費時間的副詞,或者是會產生歧義或者誤解的詞彙。
  • 知道自己想要達成什麼樣的效果:先要想好你寫一封電子郵件想要達成什麼樣的預期效果,然後用簡明的語言來進行概述。通過練習,這個概述大綱就可以成為你電子郵件的全部內容。
  • 重要內容用粗體標注:對於群發郵件,如果你需要某個人給出回覆,那你可以將他們的名字用粗體標注。
  • 轉發行為準則:在大規模轉發電子郵件之前,一定要在郵件頂部給出一個簡短的關鍵點總結,解釋自己為什麼要轉發這封郵件並且你需要他人閱讀這個郵件後採取什麼樣的行動。

秘訣 6:多任務批量處理

馬斯克擅長多任務處理戰略。在可能的情況下,他會將多個任務組合到一起,這個生產力秘訣也被稱為多任務批量處理。例如,他會邊吃飯邊回覆電子郵件或者是在午餐時順便開個會,也會在進行電話會議或者是面試時瀏覽電子郵件和發票等。關於多任務批量處理這個秘訣,馬斯克曾經這樣說過:

我發現,我可以在陪伴孩子的同時回覆電子郵件,可以在陪他們玩耍的同時工作……如果我不是這樣做,那我就無法完成我的工作。

如何應用這個效率秘訣?

研究證明,同時處理多個任務的效率往往比單個任務處理要低一些。在處理不同的任務,也就是進行任務切換時,你的大腦需要時間來調整。實際上,正是這種任務之間的切換,而不是任務本身讓你感到疲憊,感到效率低下。

但是如果你要進行批量處理的多個任務所需要調用的是類似的思維模式,那你就可以高效處理多個任務,而不會中斷工作流程。換言之,你的大腦一次只能專注於同一種類型的任務。

以下是適合多任務處理的幾個例子:

  • 一次性列出下一周所需要完成的所有部落格文章的概述大綱。
  • 一次性處理所有電子郵件、Slack、電話和其他通訊途徑訊息。
  • 同時更新多個相關工作表。

要想找出更多可以同時處理的任務,你可以寫下當天以及這個周需要你去完成的所有事項,然後找到其中可以同時批量處理的任務。多嘗試幾次任務批量處理,在必要的時候也可以重新調整任務。要想更快地處理批量任務,你可以嘗試番茄時間管理法(選擇一項待完成的任務,將番茄時間設為 25 分鐘,然後專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,在紙上畫一個 X 短暫休息一下,每 4 個番茄時段可以多休息一段時間。)。

秘訣 7:制定詳細而又具體的每日時間安排表

同時經營三家企業絕非易事,這也就意味著時間對於馬斯克來說至關重要。他也一直在嘗試利用反饋循環來不斷優化自己的時間安排。同其他高效率成功人士一樣,馬斯克也是按照非常詳細而又具體的每日時間安排表行事。馬斯克將自己的時間段精細到按每五分鐘來劃分,面對這樣緊密的時間安排再想往里穿插其他日程是非常難的一件事。

在時間安排優先事項上,他會優先處理工程、設計和製造這三方面的事項,他大約有 80% 的時間都用在這三個方面。

我不會將時間用在思考那些高大上的科技概念身上,我會將時間用在解決工程和生產製造方面的問題上。

通過將一天的時間劃分成多個 5 分鐘的時間塊,馬斯克能夠在有限的時間內處理更多的任務。

如何應用這個效率秘訣?

效率最高的那些人是根據自己的日程安排來工作,而不是根據待辦事項清單。因為日程安排的時間是有限的,這樣可以給你一個更好的時間觀念,從而也更容易確定在這個周之中,你要完成所有工作計畫需要多少的時間。

將一天的時間分成若干個時間塊,然後列出日程安排,這樣做可以提高你的工作效率。當然,你不必採用馬斯克那樣緊密的 5 分鐘時間塊日程安排。我發現對於我自己來說,最高效的方法是每 30 分鐘為一小塊。你需要找到最適合你和你的工作的時間塊長度。

並且,要確保你的日程安排涵蓋了一切事項:查看電子郵件、致電客戶、午餐和會議。這所有的事項都需要囊括在你的日程安排之中。扔掉你的待辦事項清單,根據日程安排來工作。

秘訣 8:利用「延伸目標」

也許馬斯克最令人詬病的性格特徵之一就是他喜歡為自己的公司計畫設定一個讓人難以置信的最後期限。但是對這個問題,他卻並不這樣看,因為他採用的是「延伸目標」策略:

第一步是確定某件事情是具有可能性的,然後這種可能性才會發生。

前 SpaceX 高層分享過這樣一件事:「馬斯克會讓我們每個人都專注於開發一輛僅用一箱汽油就能從洛杉磯跑到紐約的汽車,然後會給我們一年的時間來開發並且測試所有的零件。到了期限之後,這輛車需要出發前往紐約時,我們所有的高層都認為這車能到拉斯維加斯就不錯了(洛杉磯與紐約之間的道路距離約為 4000 公里,洛杉磯與拉斯維加斯之間的距離約為 430 公里)。但最終的結果是,這輛車居然能夠跑到新墨西哥州—兩倍於他們的預期路程。」

這足以證明「延伸目標」的力量所在。即便面對的是失敗,因為你的目標看上去如此離譜,如此難以實現,所以你也會為自己取得的小的成就而歡呼,因為你本就沒有多大的期待。

特斯拉最初是計劃在 2006 年交付純電動敞篷跑車 Roadster。之後,公司又將該車的交付截止日期推遲了幾次,直到 2008 年 Roadster 才真正上市。儘管他們是在截止日期過去兩年後才推出了這款跑車,但這是首款純電動跑車。用馬斯克自己的話說:

我說一件事會發生,通常它就會發生。也許沒有按約定的時間發生,但通常總會發生。

正是得益於馬斯克的「延伸目標」,我們才能看到這樣一個世界:電動汽車成為你購車時最佳的選擇之一並且我們可以擁有可重復使用的火箭。「對於亨利·福特想要製造出便宜而可靠的汽車這個想法,人們最初的反應是,‘騎馬有什麼不好的?’所以汽車是福特下的一個巨大的賭注,但他最終成功了。」

設定符合現狀的目標顯然無法造就可重復使用的火箭。

如何應用這個生產力秘訣?

設定延伸目標的目的在於將你自己推到舒適區之外。如果你只是繼續去做你以前一直在做的事情,那你就永遠不會成長。成長在於即便面對失敗仍然努力取得進步。如果你的目標是做成五件大事,但最終你只做成了兩件事,那你的表現仍然要比那些從未嘗試去做的人要好得多。

設定延伸目標之後,你需要完成更多數量、更高品質的工作,並且相比普通目標,這樣會促使你更多地進行創新。在追求延伸目標的過程中,你會不斷開發自己的技能,以便達成目標。起初,你並不知道自己的延伸目標該設定到什麼程度。你可以通過反復嘗試,在這過程中把握延伸目標的設定標準。最重要的是你要開始嘗試,然後再隨時調整。

下次在你制定工作計劃時,不妨花幾分鐘時間來設定一個延伸目標。對於延伸目標,盡量能達到推動你自己比普通目標的表現要好上 50% 的效果。設定一個大一點的目標,看看能否以更好的表現來給自己一個驚喜。這個方法是幫助你達到那些你之前認為自己絕不可能達到目標的第一步!

秘訣 9:培養成長型思維模式

2004 年,馬斯克打電話給一位供應商詢問一台電子機械傳動器的價格,供應商報價 12 萬美元。根據第一性原理進行推理,馬斯克將這個傳動器分解為各個組件,並要求 Steve Davis(現任 SpaceX 高級計畫總監)以低於 5000 美元的成本從零開始構建一台傳動器。Davis 用了 9 個月的時間設計並製造出了一台傳動器,成本僅需 3900 美元,這就是飛往太空的 Falcon 1 火箭所用到的那台傳動器。

馬斯克從不滿足於他當下已經取得的成績。他所領導的公司已經取得了巨大的成就,但他知道,每一個領域都有改進的空間。總有一種更好、更快或者成本更低的方式存在:

你應該這樣想,你所做的是錯誤的。你的目標就是盡量減少錯誤。

這就是所謂的成長型思維模式,也是造就成功人士的一項重要技能。如果你擁有成長型思維,那你就知道只要你付出足夠的努力,沒有你學不會的東西。如果你失敗了,那你可以從不同的角度再次進行嘗試,直到找到一個有效的解決方案。用馬斯克的話來說:

失敗本就是很自然的事情,如果你做的事情不會失敗,那是因為你創新的程度不夠。

與成長型思維模式相對應的是固定型思維模式,即很少去挑戰現狀的一種思維模式。事情永遠是保持它們原來的樣子,因為「這就是我們這裡做事的方式」。在固定型思維模式之下,先入為主的觀念被看作是普世真理,沒有人去質疑。因此,他們才會停滯不前。

培養成長導向型思維模式有助於同時推動我們個人生活和職業生活的進步。即便你每天的進步都很小,但它們也會隨著時間的累積而不斷疊加。想必你聽過一個很流行的公式,如果每天都進步一點點,那一年下來你就會有近 38 倍的成長,相反,那你原來的能力都會大打折扣(1.01×365=37.8;0.99×365=0.03)。

如何應用這個秘訣?

成長來自於解決困難的問題、障礙和挑戰。要想成功,你就需要對大腦進行訓練,訓練它將失敗和掙扎視作進步,因為在這過程中你會越來越接近正確的解決方案。至於如何培養成長型思維,你可以參考以下建議:

  • 持續學習:通過閱讀擴展你的知識面,從個人以及他人遇到的挑戰中不斷學習。用新知識武裝自己的大腦才能催生新的想法,提出新的解決方案,讓你的工作和生活更有價值。
  • 堅持不懈:改變自己的看法,將失敗看作是小挫折,看作是為了讓你學習經驗,成就大事的一次機會。不斷調整自己的想法並進行迭代,這樣才能在下一次嘗試時取得成功。
  • 為挑戰而活:如果你面前有難易兩個選擇,那就選擇難的那個。將挑戰看作是擴展個人技能、實現個人成長的機會。
  • 擁抱失敗:在人生的某個階段,每個人都曾有過失敗的經歷。你所要做到的是反省失敗並讓自己有所得,想清楚是哪裡出了問題,下次怎樣才能改進這些問題,並且怎樣才能利用到這次的失敗教訓。
  • 對反饋持開放態度:對於有待改進的地方,如果能夠獲取到有效並且及時的反饋那將是決定成功的關鍵性組成元素。對反饋保持開放性態度,即便是非建設意義的反饋也是如此。
  • 為他人的成功而歡呼:「沒有人是一座孤島」,要對他人的成功表示支援,送上歡呼和喝彩。到你大放異彩的那一天,他們也會為你歡呼。

秘訣 10:培養廣泛的知識面

據馬斯克的弟弟透露,馬斯克在小時候每天都會讀兩本書。這種對於新知識如飢似渴的精神讓他對於許多學科,包括物理、數學、工程和電腦科學都有了廣泛的瞭解。他曾說過這樣一段描述知識的話,也是我最喜歡的一句話之一,頗有「皮之不存,毛將焉附?」的意味:

重要的是要將知識看作是一棵語義樹,你要確保自己先理解了基本原理,也就是樹幹和大的枝幹部分,然後你才能進一步探索細節/樹葉部分,否則你會發現上面空空如也。

在經營自己公司過程中,馬斯克也會不斷向周圍那些對某個知識點更加精通的人員來學習。在他的書中,有這麼一斷描述:「他會將一名工程師困在 SpaceX 工廠,然後開始‘拷問’他關於某一種閥門或者專業材料的知識。其中一位早期工程師 Kevin Brogan 說道,‘起初我認為他是在考我,看我對自己的專業掌握到了什麼程度。之後我才意識到他是在努力學習新知識。他會不停的向你提出問題,直到他也掌握了十之八九才作罷。’」

多年來,馬斯克已經形成了 T 形技能結構:在一個特定領域掌握大量的知識,並且在其他許多學科和主題領域掌握廣泛的知識。正是這種 T 形技能結構可以讓他在一個領域成為世界級權威,同時又能利用他在其他多個領域的廣泛知識面進行創新,找到不同的解決方案,更具創新性,並且能夠更有效地與其他領域的專家合作。

如何應用這個秘訣?

先來看一個很現實的例子:每個人都想保持健康的身體。為了保持健康,只是做一種運動顯然達不到效果。你需要瞭解很多技能:你需要學習健康飲食的基礎知識,學習怎樣鍛鍊肌肉、怎樣保持靈活性、怎樣進行不同的有氧運動等。當你對於運動這個特定的領域有了深入的瞭解之後,你會發現你在與保持身體健康相關的其他許多領域也都有了廣泛的知識。這就是 T 形技能結構。

那些從事行銷或成長領域工作的人才,對 PPC、SEO 和病毒式行銷等收購渠道有著深入瞭解,同時對於像統計、編程、設計原理和文案等其它領域也有著廣泛的瞭解。

那如何在你所在的工作領域,開發自己的 T 形技能呢?你可以借鑒以下方法:

  • 繪制一個 T 形技能結構圖,列出主要技能、輔助技能和基礎知識。還有一個辦法,那就是直接研究你所在領域的成功人士,看他具體有著怎樣的專業知識結構。
  • 接下來看一下你在自己列出的這各個技能領域中處於怎樣的位置。
  • 通過看書、報名學習新課程、閱讀行業相關訊息以及從他人身上學習等方式來深化自己的專業知識。
  • 不斷評估自己當下所處的位置,並將自己的技能結構調整為 T 形。

除此之外,對於馬斯克來說,淋浴或許也是他的秘訣之一。在 2015 年 Reddit AMA(Ask Me Anything)問答中,馬斯克曾回答過這樣一個問題:「你認為在你的日常習慣之中,哪一個習慣對你的生活有著最大的積極影響?」馬斯克回答道:「淋浴。」在另外一次採訪過程中,馬斯克也提到他經常在淋浴過程中想到一些好的主意和點子:「這聽上去像是老生常談,但確實是這樣。這個想法其實早就存在於你的潛意識之中,並不是真的在早起淋浴過程中產生的,但淋浴能讓你快速提取出這個想法。」

我認為馬斯克所說的淋浴秘訣性在於:你的大腦經過了一晚上的後台運轉,嘗試提出各種解決方案。在這之後,它需要有一個「開關」來拉開這個解決方案的面紗,而淋浴就相當於這個開關。

除此之外,淋浴也能讓你享受一段安靜的時間,從而讓自己的大腦重新煥發活力,投入到新一天的思考之中。例如,你可以提前做好一整天的計劃或者是想一下在這天可能會遇到的問題。

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