專案管理沒有那麼難,別再只會使用 Excel 了,還有更聰明的方式!

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Photo Credit:Hayato.D

專案管理一直是企業組織不可獲缺的一項重要工作,無論是新品規劃、服務升級計劃、技術研發專案又或者是系統導入等常見的任務,都會需要採用到專案管理的方式來有條理的歸納工作項目及專案人員指派,以利精確的掌握專案情況、控制時程及達成目標。

過去在專案管理的工具使用上,除了網路上提供的各式免費軟體外,大家最常使用的就是直接透過 Excel 表格來進行控管。使用免費軟體的好處是無需花費額外的金錢就能快速有一套看起來完整的專案管理軟體能使用,但相對在功能及使用的彈性度上,可能無法達到最佳的使用習慣;而採用 Excel 表格來做專案管理同樣能達到需求,並且若是功力夠深厚的 Excel 使用者,同樣能打造出一份能媲美專案管理軟體的表格,但由於 Excel 還是一份檔案,若資訊需要分享給相關人員時,需將檔案寄來寄去,再藉由各自回報執行進度給專案負責人自行更新,同樣的在使用上也無法達到最佳化。

近年來雲端工作模式盛行,微軟除了大力推廣 Office 365 服務外,同時也不斷增加 Office365 服務提供的價值及提供更良好的工作模式給予使用者。於去年微軟在 Office 365 裡增加了一個全新的服務功能 Office 365 Planner,顧名思義這就是一套用於專案管理的工具軟體,有別於微軟本身就已提供多年的 Project 軟體,此套 Planner 工具軟體適合提供給小型的團隊或是一些非大型的專案使用,Office 365 Planner 同樣提供了專案管理所需的時間管理、人員指派、專案進度達成率資訊,並結合了 Office 365 的現有功能,可做到線上協同作業、即時討論溝通、添加文件及圖型化分析專案執行情況等功能。

以下針對幾個基本的 Office 365 Planner 功能做簡單介紹,讓大家對於這個工具有一個基本的認識與了解。

一、Office 365 Planner 在這裡

登入 Office 365 之後,你可以直接在首頁的地方找到 Planner 的圖示,另外在左方的工具列表裡也可以找到,點擊「Planner」圖示後就能進入 Planner 服務。

Photo Credit:Cloudmax

二、開始一個新的專案

進入 Planner 服務後,點選頁面左上方的「新增計畫」,會出現新計劃的視窗,依序輸入計劃的名稱及相關資訊後,點選「建立計劃」,這樣就會建立出一個全新的計劃案了。

三、如何開始建立專案工作事項

當專案建立完成後,你就可以看到以下畫面,預設會出現一個待辦事項的目標區塊,在此目標區塊直接點選「+」符號,這樣就會出現下方的工作事項小卡片區塊,先於小卡片區塊裡輸入專案需執行的工作事項名稱,再點選「新增工作」,此工作就會加入於這個專案裡的工作事項了。

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四、如何指派人員、設定事項時程及各項功能介紹

針對在上個步驟中已建立好的工作事項,我們可以更進一步的編輯各個工作事項的執行詳細資訊。點擊欲編輯的工作事項後,會開啟這個工作事項的詳細資訊表單,各別說明如下:

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  1. 新增工作分派:設定此工作事項的執行負責人,此人員的設定是採用 Office 365 帳號進行串連,被指派者登入自己的 Office 365 Planner 後,可以直接看到自己被指派了哪些工作事項,並且直接在自己的平台上針對列表的工作事項進行編輯與回報進度,所有的更新都將直接同步回此專案表內。
  2. 進度:提供了尚未開始、進行中、已完成三種進度狀態可以設定,此設定可以由被指派的人員自行依據工作進度進行設定,並串聯於專案的圖表分析中,可直接統計出專案的執行進度百分比。
  3. 開始日期 / 到期日:依據每個工作事項給予預期的執行時程,若在設定的時程內此工作事項尚未開始,在專案的圖表分析中可以直接看出哪些工作事項延遲了,立即了解問題在哪裡。
  4. 檢查清單:由於部份工作事項其中包含了很多其他需確認或執行的細項工作,例如產品訂價的工作,可能就包含了成本確認、利潤計算等等工作項目,這個時侯就能使用此功能來做為輔助。
  5. 描述:可提供指派者或被指派者填寫有關此工作事項的說明。
  6. 附件:Planner 提供的附加檔案及連結功能,可讓專案人員更便利的將參考資訊或成果資料直接放上,讓大家在資料的分享更有系統。(支援多個檔案及多個連結)
  7. 註解:若有需要備註說明的資訊可以寫在此區,點選張貼後就會直接呈現在下方,有點像是留言版的功能。
  8. 標籤功能:可以自行依需求設定所需的標籤類別,例如:重要程度、執行進度百分比、分配部門等,依據每個工作事項給予適用的標籤,可用來提醒或是更直覺的了解每個工作事項情況。

五、圖表

Office 365 Planner 提供線上圖表功能,可直接統計出整個專案的執行情況,採用四種顏色做標記,分別為尚未開始、落後、進行中及已完成。並且針對每個進度情況可以直接點選狀態色塊後查看工作事項卡片,若有需討論的也可以直接回應。

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Office 365 Planner 是附屬於 Office 365 裡的一套工具軟體,在企業組織採購 Office 365 時就可以直接擁有,無需額外再花錢採購。

若您目前正在尋求 Office 365 相關系列的服務歡迎您直接與我們連絡,我們將會針對您的需求協助你規劃最適合的服務方案,並提供免費體驗帳號,與導入及售後服務支援,相關產品說明可見: 服務連結

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