公司設立流程大調查・線上篇:真正的「完全無紙化」,究竟還多遠?

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▲ 硬塞小編除了會寫開箱文,現在還能寫開公司文!圖為我準備公司設立登記的相關文件。

正文開始之前,請詳閱以下聲明:

本文不會手把手教你如何在線上完成一間資本額 5000 元的股份有限公司設立,但可以讓從沒開過公司的你,在申請設立時,事先對於可能會遭遇到的問題,做好各種準備。

  • 老闆交付任務:不假他人之手,自己完成一間公司的設立
  • 執行任務者:我(線上申請)和另一名同事(線下申請
  • 線上設立登記與線下最大的差別:線上比較省錢
  • 經費:資本額 5000 元(其餘費用能省則省)

先說心得,開公司其實⋯⋯沒有想像中難啦!但是過程繁瑣,然後你需要準備一些些時間、一些小錢和很多的耐心(如果凡事事必躬親的話)。

在開公司之前⋯⋯

我的線上申請作業都是在經濟部的 「公司、商業及有限合夥一站式線上申請作業」 網站上完成的。

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這個網站,好的地方在於上頭有按步驟的教學,以及導引練習區,能夠幫助想開公司的人儘速熟悉。

不過這裡需要特別提到的兩件事,其一為在我打電話向客服人員詢問相關問題時,他們都會提醒,如果可以,最好盡量都以微軟作業系統進行資料的填寫、表格傳輸等,以防過程出了差錯。

(雖然我最後整個申請流程都還是在 Mac 上完成了,不過每每遇到系統當當,像是填寫的表格送不出去、手續費繳費流程卡卡,打電話過去問,大家都會推說應該是 macOS 的關係 XDDD,只能說它很像一顆未爆彈?)

步驟一,公司設立名稱預查

現在來說說開公司這件事,開公司主要包含兩步驟:「公司設立名稱預查」和「公司設立登記」。

「公司名稱預查」需要的資料比較簡單,申請人的身份、身份證件、地址、電子信箱等,以及決定你要開的是「有限公司」、「股份有限公司」、「無限公司」還是「兩合公司」,同時準備五個你預先想好的五個公司名稱,並做好公司營業項目的登記。

我所申請的公司名稱為「神硬塞傳媒股份有限公司(本來首選是「神傳媒股份有限公司」辣 XDDD),預查時間快的話一至兩天,慢則三至四個工作天,申請的營業項目包括管理顧問、資訊軟體、資料處理、電子資訊供應服務、一般廣告服務、翻譯、雜誌期刊出版。

而由於營業項目影響到的會是未來公司所欲提供的產品、服務和主管機關,且不同的營業項目也會有不同的條件門檻,所以在填寫營業項目時,不妨先上 經濟部公司行號及有限合夥營業項目代碼表檢索系統 ,概略瀏覽你可能會需要登記申請的營業項目,以及接下來會遇到的主管機關。

步驟二,公司設立登記

在一開始進入設立登記這部分,首先讓人感到困惑的是,上面提供了兩種選項,「部分文件上傳」及「全部文件上傳」。

當我致電網站的系統維運及商工登記業務經濟部商工行政諮詢專線 412-1166 後(不得不說這支電話是我的好朋友 XDDD),客服人員表示,他們普遍建議大家採用「部分文件上傳」。

因為一旦選擇「全部文件上傳」,你的設立登記表就會是電子檔案,上頭屆時不會出現公司大小章。而這對未來你在和別的客戶簽約、和銀行往來,或者要進行公司名稱、營業登記項目變動等,都可能會帶來很大的影響。

電話通到這,還真是讓我驚訝不已,畢竟我跑的可是線上申請流程呀!但這個「部分文件上傳」,可是得把部分文件列印出來填寫後,再用掃描機掃描上傳,這——只能說是一種半線上、半線下之間的做法,簡直是個謎樣世界!XDDD

不過總之,作為神硬塞傳媒股份有限公司的負責人,我最後還是依照客服人員的建議,乖乖選擇了「部分文件上傳」。

在申請公司設立的這個階段, 應備文件 稍微繁瑣了些,包括:

  1. 申請書
  2. 其他機關核准函
  3. 發起人會議事錄
  4. 董事會議事錄及董事會議簽到簿
  5. 公司章程
  6. 發起人名冊
  7. 董監事願任同意書
  8. 董監事或其他負責人資格及身份證明文件
  9. 發起人資格及身份證明文件
  10. 會計師資本額查核報告書暨其附件
  11. 建物所有權人同意書正本;租賃契約書;最近一期房屋完稅稅單(或所有權狀)影本
  12. 委託會計師簽證之委託書影本
  13. 設立登記表
  14. 登記費

而在備齊上述文件之前,我也花了時間去申辦 250 元的自然人憑證、300 元刻公司大小章。

另外在所有申辦文件中,這裡想特別提到的是「會計師資本額查核報告書」。所謂的「會計師資本額查核報告書」,就是你必須請有執照的會計師協助公司進行資本驗資,而這個動作簡單來說,就是在告訴政府,在你戶頭的這筆錢確實存在,不是當天錢進戶頭,就又被轉出去,藉此避免掉假開公司之名,行其他違法用途之實的嫌疑。

在這一關,你還需要記得好好比價一番。因為有些會計師事務所是不願意幫你單做驗資這項業務,據我實際比價的結果,如果讓會計師幫你跑完一整套公司設立的流程,需要 15,000 元整;單做驗資動作的話大概需要 3000 元,而透過朋友,我最後找到只需付費 2000 元就能幫我做驗資的會計師。

最後由於我當初選擇的是「部分文件上傳」,所以直接把相關文件寄給會計師,待他們驗資完畢就會提供紙本的報告書給你了;不過要是當時我選的是「全部文件上傳」,那麼這份資本額查核報告書,你就必須直接請會計師以他的帳號,幫你在驗資完後上傳到平台上。

在開公司之後⋯⋯

最後來說說我的心得吧!

申請設立公司,大概花費我一個月的時間,從搞清楚表格裡所需填寫的資料,到填寫、準備,以及等待各種文件的核准時間,期間還包括我會一邊處理手上其他工作。但如果是交給會計師協助處理的話,只需我親自處理的一半時間。(不過這裡需要特別提醒的是,一旦你的董事會議開完,選出董事長後,就必須在 15 天內完成送件,否則將會被開罰 1 萬至 15 萬。)

至於這件事到底值不值得想創業的每個人親自動手做?這個答案倒是見仁見智,只能說什麼都自己來,就是需要多一點點耐心,畢竟在填寫文件的時候,有很多小細節是需要注意的。

不過總結來說,我大概整理出幾個改善線上進行公司設立登記更好的流程,包括:

公司名稱審查太久 ——

這種請教 Google 大神,幾秒之內就可以搞定的事,竟讓我等了四天,更尤其我走得可是線上申請欸 XDDD

半數位的落伍機制 ——

這大概是我最吃驚的地方,因為一般說到「線上」,大家大多以為只需打開電腦快速填一填資料就可搞定,不過實際上的狀況卻是線上的登記流程不一定比線下快,因為相較於透過紙本臨櫃申請的同事,我得要準備一台非 Mac 筆電,有自然人憑證,還要一台掃描機,甚至還要搞清楚所謂的「部分文件」上傳,是哪部分要上傳?哪部分不用?

驗資這件事真的有達到它實際上的目的嗎? ——

這是一件特別值得大家去思考的事情,因為最初政府是希望透過資本查核,防堵有人開空頭公司去進行詐騙、節稅等不法利用,但實際上的狀況卻是一家經過資本額查核沒有問題的公司,也僅僅只是代表了他的資金在一開始沒有問題,並不表示這家公司在後續的資金用途上沒有問題;又或者說不管是誰,包括會計師,對於創業者的五花八門的創業動機都難以覺察其異樣,所以光是驗資這樣一個的動作,是難以遏止其原本設立的目的的,那麼我們可不可能有更多其他的方式去完善又或去替代?不然所有的人開公司都要負擔驗資的成本,卻又沒有實質效益,對創業者來說其實就是資源上的一大浪費。

公司設立登記的文件是否過度繁瑣? ——

就我向會計事務所請教瞭解到的,一般平均交給他們協助處理設立登記的話,大概需要兩週的時間,然究其根本,當然是因為我上述所列出的 14 份文件需要時間準備。假若今天站在政府的立場思考,每一份文件必定有其存在的原因與意義;但若今天站在一個創業者的角度來看,我大概真的只能從上述這些文件裡,看到一堆艱澀難懂的字彙,以及曠日費時、複雜繁瑣的手續,所以如果讓我許願的話,我大概會希望所填寫的文件能夠在精簡明確的原則下,能少則少吧!

而在公司設立程序完成之後,接下來還需向國稅局進行稅籍登記,以及要是你之後會聘僱員工的話,還得進行勞工保險、國民健康保險投保申請、勞工退休金開戶等,不過我的任務就只到公司完成設立的部分。

最後的最後,想跟大家分享的是,為了完成我的任務,我的神硬塞傳媒股份有限公司所找來的董事和監察人可都是我的老闆、主編和同事 XDDD,這倒是一個有趣的體驗。不過公司之後會不會真的營運,就看有沒有天使投資人投資啦!不然,就只是一個奇妙的回憶吧!

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