想提升工作生產力,就別再做這七件事

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4324493175_012f5573ec_b 圖片來源:Etenil

本文編譯自 Medium 〈7 Things You Need To Stop Doing To Be More Productive, Backed By Science〉。

試想一位小公司老闆每日孜孜不倦地工作,為何不能從為數眾多的競爭者脫穎而出?

一位創業家可以不眠不休一天工作 24 小時,整整一週不休假。然而,時間有限,且競爭者卻永遠可以投入更多錢與心力,讓競爭更劇烈。那麼,為什麼某些小型新創公司可以完成許多大型企業無法完成的事情呢?

  • Instagram──只有 13 名員工卻被 Facebook 用幾十億買下的公司。
  • Snapchat──只有 30 名員工卻拒絕科技巨人 Facebook、Google 的併購交易。

它們的成功部分來自於幸運──其餘則是因為 效率

成功的關鍵不是努力工作,而是用聰明的方式工作。

有效率並不是指良好的時間管理,而是──管理您的精力。人們都需要學習如何花費最少的精力能夠得到最大效益。

要提升生產力,下面這些事情絕對要避免:

一、停止加班,提升效率!

1926 年,福特汽車工業亨利福特(Henry Ford)執行了一項實驗發現有趣的結果:當把一日的工時從 10 小時降到 8 小時,從一週工作 6 天減少至一週 5 天,人們的生產力將會提高(註一)。

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當您工作得越多,不論是短期或長期而言,您的效率、生產力都會降低。 1980 年由 The Business Roundtable 的一篇研究 〈Scheduled Overtime Effect on Construction Projects〉 指出(註二):

當每週工作時間超過 60 小時,並持續超過兩個月,生產力下降的累積效應將使完工日期推遲,而人數相同但每週只工作 40 小時的團隊執行同樣工作,甚至還會更早完工。

在 AlterNet 的一篇 文章 中,Sara Robinson 回顧美軍執行的一項研究,這項發現「每晚都減少 1 小時睡眠,持續一週,將導致認知功能退化,等同於喝酒使血液酒精濃度升高至 0.10 。

當個人過於勞累,使其以比平常還要負面的角度看事情,導致普遍地心情低落。比心情更重要的是,其思維往往伴隨著減少「主動思考與行動」──包括控制衝動、自我感覺良好、同情他人與情緒智力──的意願(註三)。

維持高程度的生產力,避免讓自己過度工作並睡眠充足很重要。下次您思想為何工作缺乏生產力,原因很簡單,您有可能缺乏睡眠。

二、不要太常說「yes」

根據 80/20 法則(Pareto Principle),20% 的努力創造 80% 的成果,20% 的成果消耗 80% 的時間。不是努力工作,我們應該把注意力放在創造 80% 的結果並放棄其餘的。我們應該把更多時間放在最重要的任務。我們應該停止對低效能與無效能的任務說:「好的,我來做」。

「成功的人」與「非常成功的人」之間的差異在於,非常成功的人對幾乎所有的事情都說不。
— Warren Buffet

激發一個問題:什麼事情要說 yes,什麼事情說 no?如果您不能想出某些值得花時間的地方,就考慮作個小測試找出答案:追蹤您作的所有事情,可能的話持續優化處理的過程。

通常人們說「yes」的頻率比實際上應該的次數還要多,因為說「yes」比說「no」要簡單太多,沒有想要當壞人。

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2012 研究發表在 Journal of Consumer Research,研究者將 120 個學生分成兩組。一組被訓練為說「我不能(I can't)」,然而其他被訓練為「我不要(I don't)」。結果很有趣:

對自己說「我不能吃 X」的學生,61% 都會選擇吃巧克力糖,同時,對自己說「我不要吃 X」的學生,只有 36 % 會選擇吃巧克力糖。光是簡單的詞彙替換,就能顯著增加人們選擇更健康食品的機率。(延伸閱讀: 拒當 YES MAN,說「不」讓生活更美好 。)

三、停止什麼都事必躬親,讓其他人幫忙

在我職涯的某個點,我管理一個非常大的社群,而我無法處理得很好。我試圖每一件事情都自己來。我疲倦不堪,但社群最終接管我的職責並自行治理。因此我也學習到社群的力量,以及為什麼品牌需要使用者創造的內容(user-generated content)。

消費者知道他們想要什麼,以及他們想要如何讓它更好,更甚於任何行銷人員。根據 Octoly,一支使用者自製影片的觀看次數要比品牌自製影片多上十倍。當尋找關於一個特定品牌的資訊
,超過半數(51 %)的美國人相信使用者自製內容大過於品牌官網(16%)與媒體報導(14 %),對行銷人員來說,尋求社群的幫忙至關重要。

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除此之外, 當您需要時,很重要地是願意求助,讓其他人來幫您。因為這樣可以讓您有更多時間將焦點放在更重要的任務上。

大多數的時候,即使您的朋友不能幫助您提升生產力。光是陪在您身邊就足夠, 研究 證實:分心的人在其他人也在場的情況,儘管那些人沒有協助或指導,也可以完成更多的工作事項。

四、停止完美主義

Dalhousie University 心理學教授 Simon Sherry 博士 Simon Sherry 執行一項完美主義與生產力的 研究 ,她指出:我們發現完美主義是絆倒教授的研究生產力的大石頭。完美主義傾向越高的教授就越沒有效率。

當一位完美主義者有以下問題:

  • 他們在一項花費的時間比任務要求所花費的時間還多。
  • 他們會拖延並等到最佳的時刻。在企業中,如果這是最完美的時刻,就代表已經太遲了。
  • 他們過度聚焦在細節,反而忽略整體。

五、停止作重複的事情,並使它自動化

根據一項 Tethy Solutions 的 研究 ,一個 5 人團隊分別花 3%、20%、25%、30% 與 70% 的時間處理相同的事情,導入工作自動化軟體兩個月後,分別將處理重複事情的時間降至 3%、10%、15%、15% 與 10%。

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人們時常忘記時間就是金錢,因此經常土法煉鋼地處理事情,因為這樣比較容易,且不需要花費心力研究。假設您辦了一個 Instagram 活動,號召網友上傳的照片總數只有 30 張,您可以手動一張一張處理。但如果總共有從 5 個不同平台上傳的 30000 張照片與影片時,您就需要一個好的數位管理系統了(例如 Filemobile)。

給行銷人員的小撇步 :到 GitHub 或 Google app script library, 通常會發現免費且可馬上使用的開源程式碼,讓您找到省去手動處理重覆工作的軟體/程式。

六、停止猜測,並開始用數據支撐決策

如果您可以在搜尋引擎上優化網站,那麼您也可以優化您的人生,讓它成長並發揮最大的潛能。

不同領域的研究其實都可供參考,舉例來說,賓州州立大學心理系助理教授 Robert Matchock 所執行的研究發現,大部分的人們最容易分心的時間是從中午到下午四點。此數據便提供您作工作相關決策的考量。假使您無法從現有研究找到答案,那麼您也可以自行執行簡單的測試。

舉例來說,Filemobile 就制定了許多測試,試圖找出 如何優化 Twitter 的圖片呈現

不斷詢問您自己:要如何測量並優化所有事情呢?

七、停止工作,並擁有無所事事的時間

大部分的人都沒有了解到,當我們專注在某件事上,基本上就像是把自己鎖在一個箱子裡。很重要的是要每隔一段時間離開工作現場,享受獨處的時光。獨處時光對大腦與靈魂都有益處(註四):

一項哈佛研究指出,當人們相信他們是單獨經驗某項事情時,腦海的記憶會更持久且更精確。另外一個研究也指出體驗相當程度的孤獨會讓一個人更能夠同理他人...... 相當程度的孤獨可以幫助青少年改善心情與獲得好成績。

我們不會因為熬夜而更有效率。就像是生命中的每件事情,需要耗費心力。如果您什麼都不做只是坐著等,不會有什麼改變,所以我們要更了解自己的限制與潛能,並將精力作有效的配置,過一個更成功、更快樂的人生。

註釋:

註一、註二:Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction

註三:The Secret World of Sleep: The Surprising Science of the Mind at Rest

註四:The power of lonely

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