5 個技巧讓您更快收到回信

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email symbol on row of colourful envelopes 圖片來源:RaHuL Rodriguez

本文編譯自 Ruby on Rails 程式教學服務 One Month Rails 執行長 Mattan Griffel 發表在 Medium 上的文章《How to get a busy person to respond to your email》,有感於本身即為每日電子信箱皆爆炸的大忙人,他提出幾項電子郵件撰寫禮儀,幫助人們所寄出的郵件迅速被回覆。以下為第一人稱敘述撰寫。

有時候,我每天會收到幾百封的電子郵件。情況真的很糟。

更糟的是,大部分的郵件都很重要,但我又不可能一一回覆。

那些郵件有可能是 One Month Rails 的學生來信訴說學習挫折──我真的很想幫忙他們。其他時候則可能是有人讀過我的部落格文章,想約我見面談談。或者是來自朋友的重要消息。

我的個人原則是閱讀收到的每一封郵件。這意味著我每天都需要安排至少一個小時瀏覽過所有的電子郵件,並決定哪些是需要緊急回覆的,哪些是可以稍後回覆的。

為了要幫助人們排出電子郵件中的噪音,並節省時間,我想要分享幾個讓郵件可以被快速回覆的小撇步,這些都是來自於我自身寄信給許多大忙人的經驗,對我來說很有幫助。

一、保持簡潔

如果可以用 2、3 個句子就表達完重點,就不要寫得過於冗長,簡潔的電子郵件會比用 1、2 段落撰寫的郵件還要更容易閱讀,如果太長的郵件,人們通常會先擺在一邊稍後閱讀,因此便延遲收到回信的時間。以下為一個冗長郵件的例子。

Hi Mattan,

My name is (redacted), I am recent graduate originally from California but am currently living in (redacted) and am looking for work. I have a Bachelors Degree in Accounting, but am not having much luck finding work in that field and to be honest with you I am struggling with the idea of being an accountant as a career. I sort of always had that thought in the back of my mind while in school but stuck with it because I think it is a skill set that is often overlooked by young entrepreneurs, which is more of what I see myself as.

Today on the news here they ran a segment stating that multiple companies within the city of (redacted) are looking for coders. I have always been interested in the idea of coding but have very limited experience. The extent of my experience in coding comes from creating some macros in the visual basic editor in Microsoft Excel, which I found to be quite enjoyable.

I checked out the website that was advertised and I think this may be something I want to pursue. I was wondering if you could offer me some advice on where to begin. Here is the website in case you want to check it out: (redacted)
After looking through the minimum requirements I see that I am lacking the following:

  • development experience
  • familiar with an at least one imperative (C/C++, Java, Javascript, C#, Python, Ruby, etc.) or functional language (Haskell, Scala, F#, Clojure, etc)
  • Understand basic control structures and elements of programs like loops, variables, functions, and potentially objects and classes.

First thing that I did after seeing the requirements was type in “how to code” on YouTube and that is how I came across you and your talk “How to Teach Yourself Code”. What I am wondering is if the advice from the video still applies today and if Rails is still the way to go or where you would start if you were in my situation. One extra thing to consider is that my PC is in California and at the moment all I have access to is my chromebook. Will this be sufficient to get started or will I need something with a traditional OS?

Sorry for such a long introductory email, but I hope you get a chance to read this and respond.

Thank-you for the video and talk, I will be diving into more of the details you discussed in the coming days.

Hopefully some of that snow in NY is starting to melt!

光是掃過,您的內心一定和我一樣:哇──這真的太多字了。若將以上的內容都濃縮成 3 個簡單的句子,將會簡潔許多:

Hi Mattan,

I just saw your “How to Teach Yourself to Code” talk from Internet Week but noticed it was recorded almost two years ago. Does your advice in the video still apply?

If so, can I use a Chromebook or will I need something with a more traditional OS?

這個版本就好多了。我瞭解有許多背景資訊被省略了,但事實上,大多數人都傾向提供比 收件者真正需要知道的內容 還要多好幾倍的資訊。

二、易於閱讀與清晰的型式

容易閱讀的電子郵件不以冗長段落書寫,而是將每一個段落都打散成為 1、2 個句子,冗長段落的例子如下所示。

Hi Mattan,

I took your April skillshare omrails class. It was a great intro class. Currently I’m following your advise by doing the Hartl tutorial. I have a question if you can give me some suggestions. Is there an equivalent to Hartl’s Rails tutorial for iPhone app development? My personal goal is to create a Rails website for my wife’s jewelry business, then an iPhone app to go along with the website idea. Your help would be greatly appreciated. Thanks!

您知道上述的信件有多麼難讀嗎?這封信讓人無法大略的看過去,需要花費很多力氣理解作者到底想表達什麼。下面這一封為比較好的範例:

Hi Mattan,

Thanks for the One Month Rails class! I’m following your advice by doing the Michael Hartl Ruby on Rails Tutorial.

Quick question: Do you know of any classes like the Hartl Tutorial but for iPhone apps?

這一封就比上一封要好讀得多,更容易理解作者想要表達的意思。將文字段落打散成為短句的形式吧!將您需要請收件者幫忙的事情與其他文字切割開來,並使用粗體/斜體來幫忙強調重點。(若對中文排版強調有興趣的讀者,可以延伸閱讀: 大眾字型學:理想的排版強調法

三、清楚闡述:您要收件者做什麼?

當有人寄給您一封很長、包含許多資訊的電子郵件,但卻沒有寫到底希望您做什麼,是很讓人惱怒的。

通常我會當下立即回覆那些郵件詢問: 您想要我做什麼呢?

您究竟是想要我將您介紹給某個人嗎?您想要我閱讀您的部落格文章並給予建議?您想要我回覆我到底能否參加活動的需求?

不管什麼樣的需求,只要直截了當闡明即可。

以下是個糟糕的例子:

I just got done watching your presentation on computer programming I’m 14 and wanted to learn it’s something I’ve always wanted to do. Could you please help me in any way possible I really want you to respond.

在這裡,寄件者請求收件者做的是「help me(幫助我)」,但我真的不知道寄件者想要我怎麼幫忙。以下的郵件則為比較具體說出「您要收件者做什麼」的範例:

Hi Mattan,

I’m 14 and want to learn about programming. What’s the #1 resource you’d recommend?

如果您一定得寄送包含許多資訊的電子郵件,那麼把具體想要收件者做什麼放在最前面,
例如:

我寄這封電子郵件希望確認您是否能夠參加下列的活動。只要簡單回覆:您會參加或不會參加。

後續再提供細節的資訊。這個步驟也可以幫助收件者決定是否要將郵件轉發給其他人,如果他們已經將某些工作委派給其他人的時候。

四、提出的要求要合理

不要 寄信要求我到您的新創網站並給予您回饋、建議。因為,當要我全面性地檢視以及分析您的產品和網站,並提供有用建議的時候,需要花費一番工夫。

如果我可以在 兩分鐘以內 的時間回覆,我就會馬上回覆。但您想要哪方面的回饋呢?商業模式?按鈕顏色?文案?請在郵件內具體且合理地撰寫。

如果您想要聽到他人對某件事情的回饋,保持具體,並提出能夠在幾分鐘以內回覆的具體問題。

請不要期待收件者會自己想出您想要他們做的事情。大多數的人都懶得去仔細推敲您到底想要什麼,何況是忙碌的人。因此,不要問「您覺得我們還可以做什麼來增加顧客?」這種範圍過大的問題。

同樣地,也不要寄信去要求他人與您共同商討某事的解決辦法,如下所示:

I was wondering if my cofounder and I could take you to dinner/lunch, we’d love to tell you what we’re working on and pick your brain.

「共同商討」這樣的會面通常是極端地累人,因為他們通常沒有一個具體的目標,而您會花費大部分的時間去思考到底是什麼。通常這也是寄件者並不清楚他們要什麼的徵兆,他們只是想要與您面對面談。

以下是我收到這類郵件的一貫回覆方式:

Sorry — I can’t meet up in-person — but I’m happy to help. So email me any question anytime. I’m not good with big general, “Here’s my entire situation — what do you think of it?” kind of questions, but pretty good with specific questions.

(對不起──我不能與您見面──但我很樂意幫忙。您有問題可以隨時寫信給我。我不能接受太大、過於廣泛的問題,像是「這是我的整個情況──您有什麼看法呢?」這樣的問題,但很樂意回答更具體的問題。

為遵循優先順序處理和減少工作量,我通常建議以下回覆方式:

  1. 給予簡短回覆──「謝謝您 ☺」或是「這對我來說別具意義。」
  2. 回答具體的問題──我可以在兩分鐘內回覆的。
  3. 用 Skype/Google hangout/電話談話──通常在 15 分鐘以內。
  4. 親自與對方喝一杯咖啡──通常約 45 分鐘。

上述的方式意味,若您不能親自與對方見面,那麼就可以選擇 Skype。

五、告訴我為什麼我需要花時間幫忙

雖然這聽起來很刻薄,但這非常重要。

過去我曾經試圖和每個寄信給我的人見面。

我同意和他們一起吃午餐、喝咖啡,花時間聆聽很多故事並給予我認為他們該怎麼做的好建議。當其他人最後沒有參考我的建議之時,無可避免地感到失望。或者他們與我爭辯為什麼我的建議是錯的。

有時候他們會在一兩個月之後回來找我,問我同樣的問題。我感覺就像是經歷了《今天暫時停止》的電影情節。

因此這些日子,我試圖將某些人排在幫助的優先之列──那些我認為能夠提供最多幫助的人們。

最好的方式便是看看那些請求您幫忙的人,過去有什麼成功的經歷,那麼他未來應該也會成就一些很棒的事情。

我通常都會查看他們 LinkedIn 的個人檔案,我會看看他們在哪裡工作,他們從哪個學校畢業,以及他們正在處理的事業是什麼。

如果您沒有任何經驗,那麼至少架設一個好的網站行銷自己,至少看起來像是您試圖將
想法實踐在您的工作上。

以上是作者對電子郵件處理和撰寫的一些想法,歡迎留言提供 Inside 讀者一些關於電子郵件撰寫的建議。

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